Открытая регистрация: что нужно учитывать малым предприятиям

В дополнение к подготовке ко дню выборов, рабочим праздникам и декабрьским праздникам владельцы малого бизнеса и сотрудники готовятся к открытой регистрации. Открытая регистрация — это период времени, в течение которого сотрудники имеют право на определенные планы медицинского обслуживания и могут изменить свою страховку. Открытая регистрация началась 1 ноября и заканчивается 15 декабря.

Для многих компаний этот период совпадает с периодом регистрации других льгот, спонсируемых работодателем. Для многих малых предприятий открытый процесс регистрации сопряжен с трудностями, включая информирование сотрудников о планах льгот и соблюдение федеральных норм, которые могут меняться из года в год, и это лишь некоторые из них.

Пока вы готовитесь к открытой регистрации, вот краткий обзор правил на 2020 год, чтобы вы могли обеспечить соответствие своей компании и ответить на вопросы, которые могут возникнуть у ваших сотрудников.

Законы и правила о приеме на работу работодателем

Джуди Каменс, специалист по соблюдению требований в Lawley Insurance, подготовила контрольный список, в котором указаны максимальные выплаты из кармана, льготы на профилактическое обслуживание и лимиты взносов на гибкие сберегательные счета. Вот подробнее о вопросах соответствия, о которых малые предприятия должны знать в этом году.

Максимум наличных

Планы медицинского страхования, которые не перенесены в новый год, должны соответствовать ограничениям на участие в расходах на получение основных медицинских пособий (EHB).

«Годовой лимит на общее участие участников в расходах на EHB для лет плана, начинающихся 1 января 2020 года или позже, составляет 8 150 долларов США для индивидуального страхования и 16 300 долларов США для семейного страхования», — сказал Каменс.

Сотрудникам необходимо пересмотреть максимальные суммы наличных средств в своих планах и гарантировать, что они соблюдают ограничения Закона о доступном медицинском обслуживании (ACA) на 2020 плановый год.

Планы с высокой франшизой, также известные как план медицинского страхования с высокой франшизой (HDHP), должны быть совместимы со сберегательным счетом для здоровья (HSA). По словам Каменса, в соответствии с законом максимальная сумма наличных средств по планам должна быть ниже лимита ACA. В планах на 2020 год максимальный лимит наличных средств для HDHP составляет 6900 долларов США для индивидуального покрытия и 13 800 долларов США для семейного покрытия.

План, который использует несколько поставщиков услуг для администрирования льгот, должен быть подтвержден, что он «координирует все заявки на EHB между поставщиками услуг плана или делит максимальную сумму наличных средств между категориями льгот с комбинированным лимитом, который не превышает максимум на 2020 год», — добавил Каменс.

Кроме того, «групповые планы медицинского страхования с максимальным размером семейных расходов, превышающим максимальный предел личных расходов ACA, должны предусматривать индивидуальное максимальное покрытие семейных расходов, чтобы ни один человек не – карманные расходы превышают 8 150 долларов США на 2020 плановый год».

Преимущества профилактического ухода

Все планы, подпадающие под льготы по профилактическому уходу, которые не имеют устаревшей необходимости для покрытия отдельных медицинских услуг, но не могут налагать требования о разделении затрат, такие как франшизы, доплаты и/или совместное страхование. Примеры преимуществ профилактического ухода включают:

1. Скрининг злоупотребления алкоголем и консультирование взрослых
2. Скрининг артериального давления для взрослых
3. Скрининг на гепатит B для людей с высоким риском, включая людей из стран с распространенностью гепатита B 2% или более, а также лиц, родившихся в США, не вакцинированных в младенчестве и по крайней мере один из родителей которых родился в регионе с распространенностью гепатита B 8% или более.
4. Скрининг депрессии для взрослых
5. Скрининг на ВИЧ для взрослых
6. Консультации по диете для взрослых с повышенным риском хронических заболеваний
7. Скрининг аутизма у детей в возрасте 18 и 24 месяцев
8. Фторсодержащий лак для всех младенцев и детей сразу после появления зубов
9. Препарат для профилактики гонореи глаз у всех новорожденных
10. Добавки железа для детей в возрасте от 6 до 12 месяцев с риском развития анемии

Существует более 50 различных профилактических услуг. Для получения информации о том, что они из себя представляют, посетите Целевая группа профилактических услуг США.

Гибкие сберегательные счета здоровья

Счет с гибкими расходами (также известный как гибкий механизм расходов или FSA) — это тип сберегательного счета, на который сотрудники распределяют свои деньги, чтобы можно было покрыть отдельные расходы на здравоохранение из собственного кармана. В отличие от традиционных сберегательных счетов, сотрудники не платят налоги с этих денег. Работодатели не обязаны вносить взносы в FSA работников, но некоторые вносят взносы в качестве вознаграждения работникам. Максимальная сумма, вносимая работодателем, не должна превышать максимальный лимит ACA на плановый год.

На 2020 год IRS объявила следующее:

Ограничение годового взноса: На 2020 календарный год годовой лимит отчислений для лица, самостоятельно оплачивающего страхование в рамках плана медицинского страхования с высокой франшизой, составляет 3550 долларов США. Для человека с семейным страхованием в рамках плана медицинского страхования с высокой франшизой предел составляет 7 100 долларов США.

План медицинского страхования с высокой франшизой: На 2020 календарный год план медицинского страхования с высокой франшизой определяется как план медицинского страхования с годовой франшизой в размере не менее 1400 долларов США для индивидуального страхования или 2800 долларов США для семейного страхования и ежегодными наличными расходами (франшизами, доплатами). и другие суммы, но не страховые взносы), которые не превышают 6 900 долларов США при личном страховании или 13 800 долларов США при семейном страховании.

Обязательства работодателя по установлению срока открытой регистрации

Работодатели хотят знать, что они обязаны делать по закону, если сотрудник пропускает открытую регистрацию, и ответ может вас удивить: абсолютно ничего.

Работодатели не несут юридической ответственности за сотрудников, которые пропустили крайний срок открытой регистрации. Конечно, сотрудники могут быть расстроены, и это может вызвать дополнительный стресс и бумажную работу для вашего административного персонала, но вы несете юридическую ответственность.

Поиск правильных планов для вашего бизнеса

Потребности каждого бизнеса разные, поэтому важно делать покупки. Вот что нужно иметь в виду, когда вы рассматриваете медицинские, пенсионные и другие планы пособий.

Групповой или индивидуальный/семейный план

По словам Штала, при рассмотрении льгот по медицинскому страхованию большинство владельцев малого бизнеса не знают обо всех возможных вариантах. Групповое медицинское страхование является традиционным средством предоставления сотрудникам страховых льгот, но планы индивидуального/семейного медицинского страхования могут позволить сотрудникам получить более персонализированное и доступное покрытие в зависимости от их потребностей и сэкономить владельцу бизнеса значительное время и расходы на администрирование.

По словам Штала, предложение этого типа плана также дает вам доступ к значительным государственным субсидиям, которые снижают стоимость покрытия в среднем на 70%. Шталь отметил, что агент по медицинскому страхованию может помочь вам оценить, является ли групповое или индивидуальное/семейное страхование лучшей структурой для вашего бизнеса и ваших сотрудников.

Учитывайте расходы для вас и ваших сотрудников

Для медицинского страхования особенно важно учитывать общую цену. Выбор слишком дорогого плана для ваших сотрудников может привести к большим штрафам, поэтому не пытайтесь сократить расходы, перекладывая слишком большую часть финансового бремени на своих сотрудников.

«Самый большой выбор, который есть у работодателей, — это то, сколько они готовы внести в план и сколько каждый сотрудник собирается внести», — сказал Артур Таккино, директор по инновациям Синхронный поток. «Работодатель не только должен предлагать страховое покрытие, но и (также) должен предлагать (покрытие, которое) считается доступным».

Как указывалось выше, штраф за недоступное страхование составляет 3000 долларов в год на одного штатного сотрудника, но «только штатные сотрудники обращаются на биржи и получают субсидируемое страхование», — сказал Таккино.

Прислушивайтесь к своим сотрудникам

Джон Ноймайер, региональный президент Северо-восточного региона Артур Дж. Галлахер и Ко.глобальный страховой брокер и компания, предоставляющая услуги по управлению рисками, советует, прежде чем принимать какие-либо решения, выслушать своих сотрудников, чтобы понять их потребности и предпочтения.

«Ежеквартальные круглые столы по вознаграждениям сотрудников — отличный способ привлечь сотрудников и получить обратную связь… поскольку воспринимаемая ценность программы вознаграждений может сильно различаться среди разных демографических групп в рабочей силе работодателя», — сказал Ноймайер Business News Daily.

Лесли Грейди, старший директор консультационной и брокерской компании НФП Корп., согласился с тем, что сотрудники чувствуют себя увереннее, когда у них есть выбор, но слишком большой выбор пугает и может ввести сотрудников в заблуждение. По ее словам, вашему персоналу нужны варианты, но эти варианты должны быть связаны со стратегией компании и культурой рабочей силы.

Сообщите своим сотрудникам о возможных преимуществах

Выбор пакетов льгот — это только полдела; ваши сотрудники также должны их понимать. Четкое и простое информирование сотрудников о планах является ключом к тому, чтобы помочь им в полной мере воспользоваться своими преимуществами.

Джон Парк, вице-президент по стратегическому развитию бизнеса и директор по трансформации в Стелла Здоровье, сказал, что многие люди считают процесс регистрации льгот трудным и сложным. Это особенно верно, когда вы вносите изменения, которые приводят к увеличению замешательства и беспокойства, сказал он.

«Работодатели слишком самоуверенно относятся к сообщениям о льготах», — сказал Пак. «Большинство работодателей общаются только один раз в год, во время открытой регистрации, (но) общение должно быть постоянным о регистрации и использовании льгот».

Наши источники предложили свои советы по обсуждению льгот с вашими сотрудниками.

“Разберитесь в формах и о том, что вы сообщаете. Одна из самых больших проблем, с которыми мы сталкивались как компания с работодателями, с которыми мы работали, заключалась в том, что они сами не понимали налоговые формы, а затем не могли отвечать на запросы своих сотрудников. Чем лучше работодатель может понять соответствие и формы, тем больше вероятность, что он избежит штрафов и лучше ответит на вопросы». – Артур Такчино, директор по инновациям, SyncStream

“Обучите своих сотрудников базовой терминологии льгот — франшиза, премия и т. д. — в течение каждого открытого цикла регистрации. Сотрудники, которые полностью понимают свои пакеты льгот, с большей вероятностью оценят их». – Джордж Катсудас, старший вице-президент по вопросам соблюдения нормативных требований, Arthur J. Gallagher & Co.

«Поскольку работодатели все чаще просят своих сотрудников быть лучшими потребителями медицинских услуг, компании должны вооружить их информацией, необходимой для принятия разумных решений о затратах. Хорошим первым шагом является обеспечение того, чтобы сотрудники знали, как получить доступ к бесплатным онлайн-инструментам прозрачности, предоставляемым большинством медицинских перевозчиков. Предоставьте сотрудникам разбивку увеличения расходов на медицинские и фармацевтические препараты, чтобы избежать шока». – Джон Ноймайер, региональный президент Северо-восточного региона, Arthur J. Gallagher & Co.

«Дайте людям сочетание выбора и личной ответственности для их здравоохранения. Частью этого является структура льгот, которая способствует финансовой ответственности (и) наиболее эффективному использованию их преимуществ. В долгосрочной перспективе это приведет к лучшему выбору и изменению поведения, что приведет к улучшению здоровья и снижению затрат». – Джон Парк, вице-президент по стратегическому развитию бизнеса и директор по трансформации Stella Health.

Дополнительные советы по созданию отличного пакета льгот для ваших сотрудников см. в этом руководстве Business News Daily.

Часто задаваемые вопросы об открытой регистрации

Помогая своим сотрудникам подготовиться к открытой регистрации, вы должны быть готовы ответить на несколько вопросов.

Должны ли ваши сотрудники оформлять все виды страхования при открытом зачислении? Нет, это не так. Наиболее популярные виды страхования, на которые работодатели обычно подписываются во время открытой регистрации, включают стоматологическое страхование, страхование зрения, краткосрочное страхование по нетрудоспособности и страхование по долгосрочной нетрудоспособности.

В чем разница между PPO и HMO? Различия между планами организации медицинского обслуживания (HMO) и организации предпочтительного поставщика услуг (PPO) включают размер сети, возможность посещения специалистов, затраты и покрытие вне сети, согласно Медицинский взаимный. В то время как PPO, как правило, более гибки в обращении к специалистам и имеют более крупные сети, чем HMO, наряду с некоторой гибкостью вне сети, они стоят дороже, чем HMO.

Что произойдет с деньгами в моем HSA после того, как мне исполнится 65 лет? Любые деньги, которые остаются на сберегательном счету для здоровья после 65 лет, могут быть использованы для оплаты медицинских расходов из собственного кармана, таких как новая пара очков и доплаты.

Чтобы еще лучше подготовиться к открытой регистрации и просмотреть дополнительные часто задаваемые вопросы, посетите Руководство по открытой регистрации SHRM.

Адам С. Узиалко также участвовал в составлении и написании этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.