Как заполнить и подать форму HCFA

• Форма HCFA — это то, что неинституциональные практикующие врачи используют для выставления счетов страховым компаниям за предоставленные услуги.
• Форма HCFA содержит коды медицинских счетов, а также демографическую и страховую информацию о пациенте.
• Чтобы подать форму HCFA, заполните все 33 поля и пропустите форму через средство очистки претензий, чтобы выявить ошибки.
• Эта статья предназначена для практикующих врачей и счетоводов, желающих разобраться в формах, используемых для подачи медицинских требований.

С 92% американцев имеют медицинскую страховку, выставление медицинских счетов неизбежно является частью повседневных задач практики. Конечно, большинство практикующих врачей не занимались медициной, чтобы целый день заниматься бумажной работой, но форму HCFA — основную форму медицинского заявления — заполнить относительно легко. Это руководство расскажет вам все о форме и о том, как ее заполнить и подать.

Примечание редактора: Ищете подходящую услугу выставления счетов за медицинские услуги для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Что такое форма HCFA?

Форма HCFA, также известная как форма HCFA 1500 или форма CMS-1500, — это то, что неинституциональные практикующие врачи подают плательщикам (страховым компаниям). Они часто составляют основу медицинских заявлений.

Аббревиатура «HCFA» расшифровывается как «Health Care Finance Administration». Как вы можете догадаться по этому названию, HCFA 1500 имеет официальное происхождение. Это работа Центров услуг Medicare и Medicaid (CMS), которые изначально разработали его для облегчения возмещения расходов Medicare и Medicaid.

Форма HCFA настолько всеобъемлющая, что частные страховые компании также приняли ее в качестве своего стандарта. Кроме того, федеральный закон требует от практикующих специалистов, добивающихся возмещения расходов, подавать либо эти формы, либо формы UB-04, которые мы объясним позже в этой статье.

Как работает форма HCFA?

Такие практикующие врачи, как вы (или, что более реалистично, сотрудники вашего фронт-офиса или сторонняя медицинская группа по выставлению счетов), заполнят форму HCFA после встречи с пациентом. Полная форма HCFA будет включать коды текущей процедурной терминологии (CPT) для всех предоставляемых услуг. Он также может включать коды Международной классификации болезней 10-го пересмотра (МКБ-10) для диагнозов. Эти коды стандартизируют услуги, поэтому плательщикам легче понять, что возмещать.

Ваша форма HCFA должна также включать демографические данные вашего пациента и основную информацию. Что не менее важно, в форме должна быть четко указана страховая информация вашего пациента. Таким образом, плательщики точно знают, какие из ваших кодов CPT и ICD-10 они могут и не могут возмещать.

Кто заполняет форму HCFA?

Любой из этих видов индивидуальных практикующих врачей может заполнять и подавать формы HCFA:

• Врачи
• Специалисты
• Практикующие медсестры
• Медсестры-акушерки
• Сертифицированные медсестры-анестезиологи
• Помощники врача
• Клинические психологи
• Клинические социальные работники
• Услуги скорой помощи
• Лабораторные услуги

Только неинституциональные поставщики медицинских услуг должны заполнять форму HCFA. Другие поставщики услуг должны использовать форму UB-04.

Что включено в форму HCFA?

Форма HCFA состоит из 33 полей. Если это кажется ошеломляющим числом, не волнуйтесь — каждое поле требует мало информации, большая часть которой находится в зачаточном состоянии. Кроме того, мы подготовили следующее руководство по выставлению счетов для HCFA, чтобы вы могли быстро пройти через этот процесс. Каждая пронумерованная запись в этом руководстве соответствует одному и тому же номеру поля в форме HCFA.

1. Информация о страховке: Укажите Medicaid, Medicare или частную страховую компанию пациента рядом с их страховым удостоверением, которое указано в графе 1a.
2. Имя пациента: Напишите полное официальное имя пациента.
3. Пол и дата рождения пациента: Напишите месяц, число и год в виде двух цифр каждый. Установите соответствующий флажок для пола пациента, назначенного при рождении.
4. Имя застрахованного: Если пациент использует свой собственный план страхования, вы можете оставить это поле пустым. Если их план оформлен на чье-то имя, напишите это имя здесь.
5. Адрес и телефон пациента: Заполните каждое поле в этом разделе соответствующей информацией.
6. Отношение пациента к застрахованному: Установите соответствующий флажок. Вы должны отметить только один из четырех имеющихся ящиков.
7. Адрес страхователя: Опять же, оставьте это поле пустым, если пациент застрахован самостоятельно. В противном случае добавьте эту информацию для лица, чье имя указано в плане страхования.
8. Статус пациента: Отметьте одно поле в первой строке (семейное положение) и одно поле во второй строке (статус занятости).
9. Другая страховая информация: Оставьте этот раздел пустым, если у пациента есть только первичная страховка, указанная ранее в форме. Если у пациента есть вторичная страховка, укажите здесь всю запрашиваемую информацию.
10. Состояние пациента и информация Medicaid: Здесь укажите, были ли предоставленные вами услуги реакцией на травмы или заболевания, полученные на работе, в автокатастрофе или в другом несчастном случае. В поле «зарезервировано для местного использования» добавьте номер пациента в Medicaid, если он у него есть.
11. Номер страхового полиса или группы: Здесь запишите полис пациента, группу или номер FECA. Вы также должны включить запрашиваемую идентифицирующую информацию. Если вы добавили информацию в поле 9, отметьте «да» в поле 11d.
12. Подпись пациента: Для подачи всех форм HCFA требуется подпись пациента. В этом поле вы будете записывать эту подпись.
13. Подпись страхователя: Вам необходимо заполнить этот раздел только в том случае, если у пациента есть вторичная страховка, как указано в графе 9.
14. Дата лечения состояния: Напишите дату, когда у пациента впервые появились симптомы.
15. Предыдущие отчеты о лечении состояния: Если дата встречи с пациентом, за которую вы выставляете счет, не является первым случаем этого заболевания у пациента, вместо этого запишите первую дату здесь. Вы должны указать дату встречи, за которую вы выставляете счет, если это действительно первый раз, когда пациент испытывает симптомы.
16. Даты не работы: Если состояние пациента лишило его работы, укажите даты, когда пациент был отстранен от работы.
17. Ссылающийся провайдер: Если другой практикующий врач направил пациента к вам, укажите имя этого практикующего врача, идентификационный номер и национальный идентификатор поставщика медицинских услуг (NPI).
18. Даты госпитализации: Если состояние пациента привело к его госпитализации, укажите здесь даты госпитализации.
19. Зарезервировано для локального использования: Оставьте этот раздел пустым для получателя формы, если он ему понадобится.
20. Плата за сторонние лаборатории: Если вы подаете заявку на сторонние лабораторные анализы, отметьте поле «да» и запишите сумму сбора.
21. Коды СРТ: Перечислите коды CPT, соответствующие предоставляемым услугам. Вы можете использовать строки шириной страницы в разделе «Диагностический указатель», чтобы указать дополнительные коды.
22. Код повторной подачи Medicaid: Если вы повторно подаете отклоненное заявление в Medicaid, укажите здесь исходный номер заявления.
23. Номер предварительной авторизации: Если ваш пациент принес предварительное разрешение от плательщика на прием, добавьте здесь номер разрешения. Вам также потребуется семизначный номер IDE для исследовательских устройств и почтовый индекс для службы скорой помощи.
24. Детали услуги: Здесь вы перечислите даты и место оказания услуги, предоставляемые услуги и соответствующие суммы сборов. Вы также заполните раздел указателя диагноза, с которым вы впервые столкнулись в поле 21. Обратите внимание, что вы можете оставить это поле пустым для вакцин против гриппа или пневмококка.
25. Идентификатор налога: Укажите свой идентификационный номер работодателя (EIN) или, если вы индивидуальный практикующий врач без EIN, ваш номер социального страхования.
26. Номер счета пациента: Хотя заполнение этого поля не является обязательным, запись номера счета вашего пациента в вашей практике может помочь вам связать претензию с пациентом и соответствующим образом отслеживать прогресс.
27. Принять задание: Отметьте поле «да» для врачей, лабораторий, хирургов, поставщиков услуг или скорой помощи.
28. Всего сборов: Напишите общую сумму возмещения, которую вы ищете.
29. Выплаченная сумма: Если часть претензии уже оплачена, укажите эту сумму здесь.
30. Задолжность: Вычтите значение в поле 29 из поля 28, затем запишите эту сумму здесь.
31. Подпись провайдера: Подпишите форму HCFA здесь.
32. Информация о местоположении сервисного центра: Напишите полный адрес места, где оказывались услуги.
33. Информация о поставщике услуг: Здесь снова укажите свой адрес вместе с NPI и номером телефона. Теперь вы закончили с формой HCFA.

Как подать форму HCFA

После того, как вы заполнили свою форму, вы должны запустить ее через средство проверки претензий, чтобы проверить наличие ошибок. Эти инструменты обычно доступны через сторонних поставщиков медицинских биллинговых услуг. После исправления указанных ошибок вы можете повторно отправить форму HCFA в соответствующий расчетный центр, который доставит ее соответствующему плательщику.

Пропустите форму HCFA через средство очистки претензий, чтобы выявить ошибки, которые могут привести к отклонению претензий.

В чем разница между UB-04 и HCFA?

В то время как отдельные неинституциональные практикующие врачи подают формы HCFA, институциональные практикующие специалисты подают форму UB-04. Это различие означает, что больницы, стационарные учреждения, учреждения сестринского ухода и другие медицинские учреждения используют форму UB-04. Вместо этого все другие практикующие врачи используют форму HCFA.

Эта граница между формой UB-04 и HCFA, по общему признанию, немного расплывчата. Тем не менее, медицинские эксперты по выставлению счетов полностью понимают разницу. Более того, специалисты по выставлению счетов за медицинские услуги, работающие в сторонних медицинских компаниях (см. пример в нашем обзоре AdvancedMD), могут заполнять и подавать эти формы от вашего имени.

Если вы предпочитаете избежать головной боли, связанной с выбором правильных форм и тратой времени на оформление документов, посетите нашу страницу с лучшим выбором медицинских счетов. Там вы найдете наши рекомендации по сторонним медицинским услугам по выставлению счетов в зависимости от размера вашей практики, специальности, сложности выставления счетов и других факторов. Процесс медицинского выставления счетов может быть утомительным, но с аутсорсинговым медицинским выставлением счетов он становится значительно проще.