Как восстановить свой бизнес после стихийного бедствия

• Стихийные бедствия могут быть вне вашего контроля, но вы можете планировать заранее и быть готовыми реагировать и восстанавливаться после них.
• То, что вы делаете заранее, может оказаться более важным, чем то, что вы делаете после того, как произойдет бедствие.
• Знайте, кому звонить и какие ресурсы и программы доступны для помощи вашему бизнесу.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, заинтересованных в том, как справиться со стихийным бедствием.

В последние годы произошли пожары в Калифорнии, землетрясения в Мексике и разрушительные ураганы в Пуэрто-Рико, Карибском бассейне и США. Все эти стихийные бедствия могут нанести значительный урон людям и общинам. Обеспечение безопасности вас и ваших близких после такого кризиса является приоритетом № 1, но для владельцев бизнеса обеспечение возможности восстановления и возобновления работы после того, как стихийное бедствие станет следующим на очереди. К счастью, есть определенные действия, которые вы можете предпринять, чтобы настроить свою компанию на наилучший возможный результат.

Как восстановить свой бизнес после стихийного бедствия

Погодные и климатические катастрофы могут быть ошеломляющими, но вам, вероятно, будет легче справиться с этими кризисами, если у вас есть надежный план действий. Эксперты отрасли предложили следующие советы по восстановлению вашего бизнеса после стихийного бедствия.

1. Общайтесь с сотрудниками, клиентами и заинтересованными сторонами.

Дэвид Русенко, бывший генеральный директор Weebly, сказал, что первоначальная коммуникация и обмен информацией о том, что случилось с вашей компанией и ее инфраструктурой, имеют ключевое значение.

«Трудно понять, как расставить приоритеты, когда ваш бизнес пострадал от стихийного бедствия, — сказал Русенко. «Пока вы организовываетесь и разрабатываете план, очень важно как можно быстрее и прозрачнее общаться с вашими существующими и новыми клиентами, которые ищут вас в Интернете».

Он предположил, что одним из ваших первых шагов должно быть обновление домашней страницы вашего веб-сайта или блога, чтобы клиенты знали, как на вас повлияло это событие. Терпение, сочувствие и поддержка клиентов станут только сильнее, когда они поймут, что один из их любимых малых предприятий пострадал от стихийного бедствия.

Томас Фелпс, вице-президент по корпоративной стратегии и директор по информационным технологиям Laserfiche, добавил, что жизненно важно использовать веб-сайт вашего бизнеса, каналы социальных сетей и инструменты маркетинга текстовых сообщений для связи с вашими сотрудниками, клиентами, партнерами и поставщиками. Не все взаимодействуют с вашей компанией одинаково, поэтому убедитесь, что вы предоставляете информацию через несколько форумов.

Также очень важно связаться с членами вашей команды, чтобы убедиться, что они не находятся в непосредственной опасности после катастрофы. Хотя понятно, что любой ущерб штаб-квартире вашей компании будет иметь первостепенное значение, состояние вашей команды не менее важно.

2. Свяжитесь со своей страховой компанией.

После того, как вы убедились, что ваши сотрудники находятся в безопасности и несут ответственность за последствия стихийного бедствия, изучите ущерб, нанесенный вашему бизнесу, предложил Фелпс. Обратитесь в свою страховую компанию, чтобы подать иск. Страховщик, скорее всего, попросит вас сфотографировать ущерб и может отправить специалиста для оценки имущества.

Однако задолго до того, как вы окажетесь в такой ситуации, вам следует время от времени проходить осмотры, чтобы убедиться, что у вас есть адекватная страховка и юридическое покрытие на случай крупных бедствий и их потенциальных последствий. Например, во время стихийного бедствия могут произойти взломы офисов и акты вандализма. По словам Фелпса, если кто-то украдет компьютерное оборудование или бумажные документы, содержащие личную информацию, и эта информация не была зашифрована, у вас может быть юридическое требование уведомить клиентов. Чтобы быть в безопасности, всегда шифруйте данные своих клиентов, оцифровывайте бумажные документы и храните все важные данные в безопасной облачной системе управления документами. (Посмотрите нашу руководство для малого бизнеса по компьютерному шифрованию и руководство по облачным вычислениям.)

Стихийные (или другие) бедствия являются одним из многих страховых рисков, к которым должен быть готов ваш бизнес. Конкретные риски, с которыми может столкнуться ваша компания, различаются в зависимости от вашей отрасли, местоположения и используемых вами технологий, поэтому важно тщательно оценить потенциальные сценарии, относящиеся к вашей организации, при выборе страхования малого бизнеса.

3. Проверьте свои резервные копии данных.

Фелпс сказал, что на случай худшего вы уже должны были сделать резервную копию и безопасно хранить свои самые важные данные: лицензию на ведение бизнеса, основные контракты и юридические документы, налоговые декларации и финансовые отчеты, а также другие важные документы для бизнеса и клиентов. После стихийного бедствия убедитесь, что ваши жизненно важные записи по-прежнему надежно доступны с используемых вами устройств.

Обеспечение безопасности и сохранности наиболее важных данных является основной частью плана обеспечения непрерывности бизнеса, который должен подготовить вас к сценариям серьезных аварий, таких как потеря или недоступность ИТ-систем, ключевых сотрудников или стороннего объекта. По словам Фелпса, убедитесь, что соответствующий персонал будет иметь доступ к вашему плану обеспечения непрерывности бизнеса на защищенных мобильных устройствах сразу после аварии.

Ищете подходящего поставщика хранилища данных для вашего бизнеса? Ознакомьтесь с нашими лучшими решениями для облачного резервного копирования и хранения.

4. Будьте гибкими и сострадательными по отношению к сотрудникам.

Хотя вы хотите вернуться к нормальной работе как можно быстрее, помните, что ваши сотрудники могут разрываться между возвращением на работу и решением личных проблем, в зависимости от того, насколько сильно они пострадали от стихийного бедствия дома. Обеспечение гибкости рабочего места окупается как в хорошие, так и в плохие времена, поэтому разумно разрешить сотрудникам возвращаться в офис в своем собственном темпе или, возможно, работать из дома, если это возможно. Члены команды оценят ваше сочувствие и понимание.

5. Используйте свое присутствие в Интернете, чтобы помочь вашему бизнесу и сообществу.

После стихийного бедствия люди склонны протянуть руку и предложить свою помощь, но не все эти люди могут быть на месте и оказать практическую помощь.

«Дайте (покупателям) возможность поддержать ваш магазин и ваше сообщество пожертвованием или покупкой», — сказал Русенко. «Люди всегда ищут способы помочь усилиям по восстановлению, и поддержка малого местного бизнеса — отличный способ поддержать выздоравливающее сообщество».

Для этого, по его словам, убедитесь, что ваш интернет-магазин обновлен текущими продуктами. Это не только позволит вам продолжать продавать, но и станет отличным способом распространения информации об усилиях по восстановлению лично и в вашем сообществе. Возможно, вы даже можете пообещать направить часть выручки в фонд восстановления района вашего бизнеса. (Узнайте, как примите участие в местном сообществе малого и среднего бизнеса.)

6. Планируйте заранее.

Один из лучших способов оправиться от стихийного (или другого) бедствия — это спланировать его. В дополнение к разработке плана обеспечения непрерывности бизнеса есть несколько важных шагов, которые вы должны предпринять, прежде чем что-то пойдет не так, так как они могут помочь вам быстрее восстановиться и восстановиться в последствии.

Например, ключевой частью вашего плана обеспечения непрерывности бизнеса должен быть план аварийного восстановления. В то время как план восстановления бизнеса, как правило, шире и связан с поддержанием работоспособности бизнеса после аварии любого типа, план аварийного восстановления касается возобновления нормальной работы как можно быстрее. План аварийного восстановления также адаптируется к конкретному бедствию, для устранения которого он предназначен; например, восстановление после кибератаки требует совсем другого подхода, чем восстановление после землетрясения. Эти планы должны включать в себя такие вещи, как процедуры по устранению материального ущерба, восстановление ИТ-инфраструктуры и восстановление любых потерянных данных, а также меры безопасности на рабочем месте, которые необходимо принять в случае стихийного бедствия, которое представляет непосредственную опасность для сотрудников на месте.

Еще одна важная часть предварительного планирования — установление связей в вашем местном сообществе. Малые предприятия должны развивать партнерские отношения в своих районах, в том числе с другими предприятиями, местными органами власти и некоммерческими организациями. Наличие этих отношений заранее поможет вам узнать, к кому обратиться, когда что-то пойдет не так.

Следуйте нашим рекомендациям по созданию плана аварийного восстановления, который позволит вашему бизнесу снова работать бесперебойно, максимально быстро и эффективно.

7. Оцените своих поставщиков.

Еще один способ планировать заранее — посмотреть на поставщиков, на которых вы полагаетесь. Даже если у вас есть отличные планы обеспечения непрерывности бизнеса и аварийного восстановления, знаете ли вы, что ваши критически важные поставщики планируют делать во время кризиса? Вы должны задавать эти трудные вопросы до того, как (в прямом или переносном смысле) разразится буря, а не после. Обязательно тщательно обсудите контрактные обязательства на случай чрезвычайной ситуации с поставщиками и рассмотрите возможность добавления в ваши контракты пункта, описывающего действия в чрезвычайных ситуациях. Если один из ваших сторонних поставщиков не готов, вы можете работать с этой компанией, чтобы улучшить их готовность, или вместо этого искать лучшего поставщика для работы.

8. Знайте, кому звонить.

Как отмечалось выше, звонок в страховое агентство вашего бизнеса должен быть одним из ваших первых действий после стихийного бедствия. Но FEMA (Федеральное агентство по управлению в чрезвычайных ситуациях) и SBA (Управление по делам малого бизнеса США) также заслуживают внимания. Вы можете напрямую обратиться в любую организацию за помощью в случае стихийного бедствия. Кроме того, проверьте их каналы YouTube для получения информативных видеороликов, объясняющих доступные ресурсы и программы поддержки.

Вы знали? SBA предлагает ссуды на помощь при стихийных бедствиях, специально предназначенные для помощи малым предприятиям в восстановлении после стихийного бедствия. Кредиты SBA часто легче получить, чем обычные кредиты, и они имеют более низкие процентные ставки и более длительные сроки. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашим руководством по получению кредита SBA.

9. Оцените свою бизнес-модель.

По словам Русенко, после стихийного бедствия вы можете взглянуть на свои операции, чтобы увидеть, есть ли способы расширить или изменить свою бизнес-стратегию для увеличения продаж в будущем.

«Сейчас самое время оценить, используете ли вы все возможные каналы своего бизнеса — онлайн, оффлайн, входящие лиды, электронный маркетинг, социальный маркетинг и т. д.», — сказал он. «Сделать шаг назад и внести небольшие изменения может помочь в достижении ваших целей и восстановлении после потенциального падения продаж».

Готовность к стихийным бедствиям имеет ключевое значение

Стихийные бедствия могут иметь разрушительные последствия для вашего бизнеса, но есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы свести к минимуму их воздействие и ускорить процесс возобновления нормальной работы. Наиболее важные этапы восстановления вашего бизнеса после стихийного бедствия должны произойти задолго до того, как произойдет стихийное бедствие. Обеспечение наличия у вас плана обеспечения непрерывности бизнеса и плана аварийного восстановления, страховки, покрывающей весь спектр аварий, которые могут повлиять на ваш бизнес, поставщиков, хорошо подготовленных к аварии, а также безопасного хранения, резервного копирования и доступность должна быть вашим главным приоритетом.

Активное развитие значимых отношений с другими предприятиями и членами вашего сообщества имеет решающее значение, поскольку оно создает сеть взаимной поддержки во время кризиса. Когда возникнет этот кризис, вы захотите связаться со всеми соответствующими сторонами как можно скорее и следовать процедурам, которые вы установили заранее. Хотя бедствия часто находятся вне нашего контроля, то, как мы готовимся и ведем себя после того, как происходит немыслимое, может помочь нам сохранить как можно больше силы и свободы действий перед лицом хаоса.

Джоселин Поллок внесла свой вклад в написание этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.