Как создать счет

• Счет-фактура — это детализированный документ, в котором перечислены все работы, выполненные для клиента за определенный период, а также цена каждой услуги.
• Счет-фактура также содержит контактную информацию, условия оплаты и иногда другие примечания.
• Чтобы создать счет-фактуру, оставьте место для заголовка, предоставьте подробную таблицу с подробными сведениями и при необходимости добавьте сноски внизу.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят знать, как создать счет за выполненную работу..

Если вы знакомы с основами бухгалтерского учета в малом бизнесе, то знаете, что подписание контракта с новым клиентом не означает, что вы сразу же получите его деньги. Во всяком случае, вам, возможно, придется подождать несколько недель или месяцев, прежде чем деньги с дебиторской задолженности вашей компании попадут на кассовый счет вашего бизнеса. И если вы не отправите счета за свою работу, вы можете никогда не получить эти деньги.

Пренебрежение отправкой счетов может привести к задержке платежей ваших клиентов, поскольку часто клиенты должны получать счета, чтобы инициировать процесс оплаты. Поскольку ваши клиенты, скорее всего, записывают счета-фактуры в счета к оплате при получении и оплачивают в соответствии со своим внутренним графиком платежей, ваши клиенты могут пропустить или игнорировать платежи без счетов-фактур, чтобы запустить свои процессы оплаты. К счастью, отправлять счета легко. Ниже мы расскажем, как создать счет-фактуру.

(Связанная статья: Кредиторская задолженность против дебиторской задолженности и чем они отличаются)

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это детализированный документ, в котором перечислены и указаны цены на все продукты и услуги, которые клиент приобрел у вашей компании в течение определенного периода. Как только ваш клиент получит ваш счет, он должен оплатить счет в течение периода, указанного в ваших условиях.

Без счетов-фактур малым предприятиям, подобным вашему, вероятно, будет гораздо труднее проводить платежи клиентов и получать их вовремя. Счета также служат отчетами о вашей работе для клиента, и эта запись может быть полезна для целей бухгалтерского учета, пересмотра условий с клиентом или даже если вам предстоит проверка IRS. Ваши клиенты также могут использовать счета-фактуры для учета и учета.

Счет — это детализированный документ, содержащий всю работу, которую вы выполняли для клиента в течение определенного периода, а также цены, которые вы взимаете за каждую позицию.

Что включено в счет-фактуру?

Вы должны включить в свои счета-фактуры следующее:

• Дата счета
• Имя, адрес, номер телефона и адрес электронной почты как вашей компании, так и вашего клиента
• Уникальный номер счета или идентификатор
• Условия оплаты, такие как 30 нетто или конкретный крайний срок оплаты
• Подробный список с ценой за единицу, количеством и общей ценой для каждого товара.
• Четко начатая общая стоимость счета

Счет-фактура содержит бизнес-основы вашей выполненной работы для клиента наряду с условиями оплаты.

Как создать счет

Одно дело знать, что вы должны включить в свой счет, и совсем другое — представить эту информацию таким образом, чтобы ваши клиенты могли легко ее понять и действовать в соответствии с ней. Вы можете убедиться, что ваш счет-фактура полностью понятен, выполнив следующие действия:

1. Добавьте заголовок

Ваш счет должен начинаться с заголовка, который включает дату счета вместе с контактной информацией как вашей компании, так и вашего клиента. Часто ваша бизнес-информация будет слева, а информация о вашем клиенте — справа, но иногда ваша информация может располагаться поверх информации о вашем клиенте.

2. Назначьте номер счета или идентификатор

Если счет, который вы отправляете, является вашим первым для клиента, вы можете включить «Счет № 0001» в свой заголовок (дополнительные нули в номере предотвращают изменение интервала, если вы достигаете тысяч счетов). Кроме того, вы можете установить идентификатор, связанный с периодом обслуживания, например «Счет № 2021Q1» или «Счет № № FEB2021». Даже если ваш идентификатор счета-фактуры указывает период, который охватывает ваш счет-фактура, вы также должны указать точную дату счета-фактуры вместе с идентификатором.

(Связанный: Узнайте, что такое отчет о расходах, чтобы понять финансовое состояние вашего бизнеса)

3. Вставьте детализированную таблицу

Ядром вашего счета является подробная таблица услуг и цен. Здесь вы перечислите каждый элемент и его количество, ставку за единицу (которая может быть ценой за единицу или почасовой ставкой) и общую стоимость. В правом нижнем углу таблицы вы добавите стоимость каждой позиции и запишите сумму как общую стоимость вашего счета. Вы должны либо убедиться, что это число выделено жирным шрифтом, либо перечислить его в другом месте как общую сумму крупным, очевидным шрифтом. В некоторых случаях вам также нужно будет взимать налоги.

В детализированную таблицу вы также можете включить дату или период времени, когда была предоставлена ​​каждая позиция, и подробно описать, что включает в себя указанная услуга. Это может помочь сделать вашу работу и цены более прозрачными для вашего клиента и, возможно, способствовать более быстрой оплате. Вы также можете облегчить оплату, включив более одной детализированной таблицы. Например, если вы оказываете услуги своему клиенту как в его офисе, так и за его пределами, вы можете создать одну детальную таблицу для каждого местоположения.

4. Добавьте сноски

Часто счета-фактуры представляют собой не требующие пояснений списки услуг, количества и цен, но иногда они не могут дать полной картины. Например, может быть не сразу видно, что вы применяете скидку к одной из своих позиций. Чтобы пояснить эту скидку, добавьте пояснительную сноску внизу счета. Таким образом, ваш клиент знает, что в будущих счетах могут быть указаны более высокие ставки за ту же работу. Если ваш счет не требует поясняющих сносок, вы все равно можете добавить примечание с благодарностью — небольшая благодарность может иметь большое значение.

Чтобы создать счет, начните с заголовка, определитесь с уникальным идентификатором счета, заполните детализированную таблицу и оставьте сноски по мере необходимости.

Образец счета

Теперь, когда вы знаете, как работают счета, может быть полезно увидеть их в действии. Вот почему мы привели пример ниже:

26 февраля 2020 г. СЧЕТ № ФЕВ 2021

Джон Доу Законопроект о: Отличный Клиент, ООО

1 Таймс-сквер 1 Голливудский бульвар

Нью-Йорк, NY 10011 Лос-Анджелес, Калифорния 90045

1-800-111-2345 1-800-999-8765

john@MyCompany.com client@myclient.com

СЧЕТ

ПроектКоличествоСтавка за единицуСтоимость проектаСервис 110200,00$2000,00$Сервис 220300,00$6000,00$Сервис 3*15150,00$2250,00Сервис 410350,00$3500,00Сервис 55200,00$1000,00$Сервис 6^10250,00$2,5$ 00.00ВСЕГО ДО 31.03.202117 250,00 долларов США

Примечания:

* Как обсуждалось ранее, со следующего месяца мы больше не будем предлагать услугу 3.

^ Для услуги 6 применялась скидка в размере 50 долларов США за единицу. Как всегда, спасибо за выбор MyCompany!

Шаблоны счетов и генераторы

Теперь, когда вы знаете, как создать счет-фактуру, и увидели его реалистичный пример, вы можете приступить к созданию собственного счета с помощью шаблона или генератора. Ниже представлены пять вариантов:

• Главная страница предлагает 100 различных шаблонов счетов, начиная от стандартных дизайнов и заканчивая вариантами с более привлекательным внешним видом.
• Простой счет предлагает три шаблона счетов, которые вы можете загрузить в виде файлов Word, Excel или других настраиваемых файлов.
• Кстати, о Word и Excel. Майкрософт предлагает десятки собственных загружаемых шаблонов для обеих программ.
• Фрешбукс предлагает несколько шаблонов в вариантах Word, Excel, PDF или G Suite.
• Канва предлагает сотни широко настраиваемых шаблонов счетов, в которых четкая информация сочетается с современным дизайном.

После того, как вы выбрали свой шаблон, просто выполните описанные выше шаги, чтобы создать счета, которые клиенты не только поймут, но и будут действовать.