Как сбалансировать поездки сотрудников и клиентский опыт

• Деловые поездки могут быть большим преимуществом для сотрудников, поскольку это похоже на поездку с оплатой всех расходов, но они также могут нарушить обычный распорядок дня, режим сна и общее состояние здоровья.
• Опыт работы с клиентами улучшается во время деловых поездок, поскольку личные встречи лучше подходят для установления взаимопонимания с клиентами и решения сложных проблем.
• Чтобы сбалансировать заботы сотрудников и клиентов по мере возобновления деловых поездок в условиях пандемии, необходимо установить политики безопасности, оптимизировать отчетность о расходах и сохранять гибкость при планировании.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса и менеджеров, стремящихся сбалансировать опыт сотрудников и клиентов в деловых поездках.

COVID-19 внес непредвиденные риски в деловые поездки, которые уже были потенциально вредны для здоровья сотрудников до пандемии. Эти опасения заслуживают пересмотра, поскольку деловые поездки становятся все более распространенными в мире, который бесконечно борется с коронавирусом.

Но если вы решите ограничить деловые поездки, заботясь о благополучии своих сотрудников, что это значит для ваших клиентов или клиентов, с которыми вы могли бы наладить лучшие отношения лично? Вот наше руководство, как сбалансировать здоровье сотрудников и качество обслуживания клиентов.

Как деловые поездки влияют на опыт сотрудников?

Деловые поездки могут как улучшить, так и ухудшить впечатления сотрудников. Это может улучшить опыт сотрудников за счет следующего.

• Командировочные расходы: Традиционно, когда сотрудники путешествуют от вашего имени, вы оплачиваете их расходы. Это значит все их расходы – где они останавливаются, что они едят и как они передвигаются. В этом отношении рабочая поездка может ощущаться как комплексная поездка для сотрудника. Ваши сотрудники могут оценить полностью оплачиваемый отдых.
• Укрепление отношений с клиентами: Когда вы проводите время с кем-то лично, вы можете установить взаимопонимание и доверие более естественным образом, чем даже с помощью лучших сервисов видеоконференций. Подумайте об этом: разве каждый ваш видеочат с другом не заканчивается обещанием скоро увидеться? Вы также можете использовать эту личную силу для своего бизнеса.
• Высший мораль: Хорошо известно, что счастливые клиенты и заказчики делают счастливых сотрудников. Когда вы сочетаете все преимущества деловых поездок с укреплением отношений с клиентами, вы можете улучшить моральный дух сотрудников. Этот поднятый моральный дух является противоядием от высокой текучести кадров.
• Сетевые возможности: Деловые поездки включают в себя больше, чем просто встречи — конференции и другие мероприятия также на столе. Эти действия — отличные возможности для налаживания связей, которые могут связать ваших сотрудников с потенциальными новыми клиентами или поставщиками. Эти открытия и связи могут дать сотрудникам чувство гордости за свою работу, которая делает команды счастливыми и продуктивными.

Хотя все эти преимущества значительны, допандемические данные из Колумбийский университет коррелирует 14 или более ночей в деловых поездках в год с плохим психическим здоровьем, сном, физическими нагрузками и многим другим. Вот еще несколько способов, которыми деловые поездки могут ухудшить работу сотрудников:

• Проблемы с отслеживанием и возмещением расходов. Оплата деловых поездок ваших сотрудников означает больше, чем выписывание им пустого чека. Это означает правильное отслеживание, классификацию и возмещение их покупок в дороге. Это может потребовать от ваших сотрудников подачи отчетов о расходах и прохождения процесса утверждения. Неэффективность с одобрением является обычным явлением и может сделать поездку сотрудников гораздо менее приятной. Результатом является общее ухудшение опыта сотрудников.
• Время вдали от семьи и домашней жизни. Каждый день, когда сотрудник возвращается в отель, а не домой, — это день, который он не может провести с близкими. Даже если сотрудник живет один, различия между отелем и его домом могут нарушить режим его сна. Это очень важно: плохой сон может иметь многочисленные пагубные последствия для здоровья.
• Скалистый баланс между работой и личной жизнью. Сотрудники с надлежащим балансом между работой и личной жизнью менее подвержены выгоранию и другим негативным воздействиям на работе. Однако командировки могут стирать грань между работой и жизнью. Ведь труднее сделать перерыв, когда над каждым вашим действием витает работа.
• Общие рутинные нарушения. Глобальный опрос людей, которые часто путешествуют по работе, проведенный CWT, показал, что 40% таких людей с трудом справляются со своим распорядком дня в дороге. в Хиндустан Таймсавтор исследования привел в качестве примеров проблем отсутствие доступа к спортзалам и доступной здоровой пище.

По данным агентства, в ноябре 2021 года свою работу уволили рекордные 4,5 миллиона человек. Бюро статистики труда США. В феврале 2022 года эквивалентная цифра из BLS было 4,4 млн. Балансирование опыта сотрудников и клиентов в вашем бизнесе может стать одним из ключей к минимизации последствий Великой отставки.

Как деловые поездки влияют на качество обслуживания клиентов?

Поездки для встреч с клиентами — это, прежде всего, позитив для клиента — иначе с чего бы это стало такой большой частью делового мира за последнее столетие? Деловые поездки очень эффективны для улучшения качества обслуживания клиентов по двум основным причинам:

• Личные встречи укрепляют взаимопонимание. Каждый раз, когда ваша команда пытается сесть в самолет и лично навестить клиентов, связь между компанией и клиентом укрепляется. Личное общение, как правило, более гладкое и приятное, плюс энергия, которую вы вкладываете в свое путешествие, не останется незамеченной.
• Личные встречи лучше подходят для решения сложных проблем. Для проведения продуктивных видеоконференций может потребоваться много работы. Между выгоранием Zoom и техническими проблемами многое может пойти не так. Вот почему многие из самых важных встреч должны происходить лично. Клиенты и клиенты могут быть гораздо более уверены в решениях, которые вы предлагаете, и удовлетворены ими, когда вы работаете с ними лицом к лицу.

Как вы совмещаете опыт сотрудников и клиентов?

Эти приоритеты могут показаться противоречащими друг другу: вы не хотите, чтобы ваши сотрудники страдали от негативных последствий командировок, но вы хотите предоставить клиентам личное общение и личное внимание. Чтобы сбалансировать взаимодействие сотрудников и клиентов таким образом, чтобы это было полезно для вашего бизнеса, выполните следующие действия.

1. Четко определите, когда следует путешествовать, а когда нет.

Услуги видеоконференций продвинулись настолько далеко, что вам, вероятно, не нужно лично проводить первые встречи по продажам. Вы также можете избежать личных поездок для большинства встреч с небольшими группами, но личный маршрут может помочь при продажах большим группам. Частью баланса между сотрудниками и клиентами является обеспечение того, чтобы сотрудники путешествовали только тогда, когда клиенты действительно в этом нуждаются.

Дело в том, что только ты могут знать, когда личные встречи и поездки, которые они требуют, будут иметь или не будут иметь существенное значение для вашей компании. Оглянитесь на свои прошлые деловые поездки и историю продаж, чтобы понять, когда поездка имеет смысл, а когда нет. Внесите соответствующие изменения в политику деловых поездок и отметьте изменения в справочнике сотрудников.

2. Установите правила безопасности путешествий.

COVID-19 неизменно является ключевым фактором в деловых поездках. Ваша потребность продвигать потенциального клиента по воронке продаж никогда не должна перевешивать безопасность сотрудников. Однако вы можете внедрить политики безопасности, отражающие баланс между заботой о ваших сотрудниках и заботой о ваших отношениях с клиентами.

Недавний Анализ McKinsey того, как безопасно путешествовать по делам в условиях COVID-19, является отличным примером. Одна компания первоначально оставила свои заводы открытыми во время пандемии, закрыв корпоративные офисы и приостановив деловые поездки. Его стратегия возобновления деловых поездок включала в себя «ворота» или этапы: сначала возобновлялись командировки руководителей и важные встречи по продажам, а затем внутренние корпоративные и общие мероприятия по продажам. Внутреннее обучение и мероприятия будут последними. Компания возобновит эту деятельность на основе текущих показателей заболеваемости COVID-19 и показателей вакцинации и даст соответствующие рекомендации по маскам, размещению и размеру группы. Этот метод гарантирует сотрудникам определенный уровень безопасности во время поездок, а потенциальные клиенты и клиенты получают личное общение, которое их удовлетворяет.

3. Упростите процесс возмещения расходов.

Одно дело требовать от сотрудников сохранять бумажные чеки за каждую покупку, которую они совершают во время командировки. Другое дело — реализовать приложение для отслеживания расходов, к которому они могут подключить свои кредитные карты. Такие приложения могут автоматически отслеживать все покупки сотрудников во время поездок от имени компании. Затем сотруднику требуется всего несколько минут, чтобы разделить деловые и личные расходы. После этого использование приложения для составления отчета о бизнес-расходах займет всего несколько секунд.

Предоставление четкого протокола о том, как сотрудники должны представлять свои отчеты о расходах и когда вы будете возмещать им расходы, может облегчить одну из основных проблем, связанных с деловыми поездками. Рабочие будут уверены, что их расходы будут полностью покрыты, и это отличный способ удержать их в дороге.

Любой из ведущих трекеров расходов должен упростить процесс возмещения расходов настолько, чтобы повысить качество обслуживания сотрудников во время командировок.

4. Будьте гибкими в своем планировании.

Решение о том, требовать ли от ваших сотрудников командировок по делам, зависит от нескольких факторов. Вам нужно будет сбалансировать потребность в деловых поездках с текущими показателями заболеваемости COVID-19, финансами компании, рабочей нагрузкой и многим другим. Вам также необходимо оценить, требуют ли предпочтения клиентов и стратегии ваших конкурентов командировок ваших сотрудников для осуществления продаж. Все это требует гибкости.

Если вы хотите снова увидеть некоторых клиентов лично, спросите себя: низкий ли уровень заболеваемости COVID-19 рядом с вами и вашими клиентами? Если нет, стоит подождать дольше, чтобы защитить здоровье каждого. Или, если вы заметили, что показатели заболеваемости быстро падают, возможно, пришло время назначить встречу по всей стране, прежде чем показатели снова вырастут. И, конечно же, если конкурирующие компании возобновили свои деловые поездки — и начали продажи — и люди не заболели, вам может быть выгодно сделать то же самое.

Отправляйтесь в деловые поездки правильно, и вашим сотрудникам может понравиться возвращение в мир. Чтобы упростить задачу, вот лучшие приложения для деловых путешественников и дополнительные советы, как избежать стресса во время командировок.