Как работают табели учета рабочего времени

• Табель учета рабочего времени показывает количество часов, отработанных сотрудником в течение расчетного периода.
• Табели учета рабочего времени упрощают обработку платежной ведомости, выставление счетов клиентам, а также отслеживание и управление проектами, экономя при этом время и сокращая расходы.
• Чтобы начать использовать табели учета рабочего времени для своей компании, выберите правильный тип для своего бизнеса, пусть ваши сотрудники ежедневно приходят и уходят, а затем собирают и утверждают все табели учета рабочего времени.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, которым интересно узнать о табелях рабочего времени и о том, как отслеживать рабочее время сотрудников..

Многие американские работники знакомы с рутиной прихода и ухода, но офисные сотрудники могут быть менее знакомы с табелями учета рабочего времени, и в некоторых случаях это может быть проблемой. Если в вашем малом бизнесе работают сотрудники с почасовой оплатой или выставляют счета клиентам по часам, вам нужны табели учета рабочего времени, чтобы держать себя и своих сотрудников подотчетными. Не менее важно и то, что табели учета рабочего времени оптимизируют операции и снижают затраты. Узнайте больше ниже.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель рабочего времени — это документ, который показывает, сколько часов ваши сотрудники работали, будь то на месте или удаленно. Вы используете табели учета рабочего времени, чтобы рассчитать, сколько платить вашим почасовым сотрудникам при расчете заработной платы за определенный период оплаты. Например, если сотрудник, который зарабатывает 15 долларов в час, работает 80 часов в течение двухнедельного периода оплаты, вы заплатите ему 15 долларов x 80 = 1200 долларов до вычета налогов и вычетов.

Табель учета рабочего времени также может отображать количество часов, которое некоторые или все ваши сотрудники потратили на работу над конкретным проектом. Если вы берете с клиента почасовую оплату, а не фиксированную плату, вы можете более точно определить, сколько выставлять им счет, и иметь достаточно резервной документации. Например, если вы берете 40 долларов в час за свои бухгалтерские услуги, а сотрудник тратит в общей сложности 10 часов на работу с налогами клиента, вы будете брать 40 долларов x 10 = 400 долларов.

Примечание редактора: Ищете подходящее решение для учета рабочего времени для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Расписания также пригодятся для выяснения того, сколько времени занимают определенные процессы. Если вы видите в расписании, что одна задача, связанная с определенным проектом, заняла непропорционально много времени, вы можете решить, как быстрее справляться с этой задачей в будущем.

Табели учета рабочего времени отслеживают количество часов, отработанных вашими сотрудниками в течение периода оплаты, а также имеют приложения для выставления счетов клиентам и управления проектами.

Преимущества табелей учета рабочего времени

К другим преимуществам табеля учета рабочего времени относятся:

• Упрощение расчета заработной платы. Чем больше у вас сотрудников, тем сложнее запомнить, сколько часов каждый из них работал в неделю. И если вы платите сотруднику за меньшее время, чем он фактически отработал, может показаться, что вы крадете заработную плату. Поскольку табели учета рабочего времени делают общее количество отработанных часов легко доступными, они устраняют многие проблемы с расчетом заработной платы.
• Прозрачные внутренние практики. Заставив всех ваших сотрудников использовать табели учета рабочего времени, вы можете решить общую проблему сотрудников, связанную с тем, что некоторые члены команды работают меньше, а получают больше. Используя программное обеспечение для учета рабочего времени, ваша команда знает, что все соблюдают одни и те же правила и часы контролируются.
• Прозрачный расчет с клиентом. Если вы выставляете счета своим клиентам по часам, всегда есть шанс, что один из ваших клиентов будет сомневаться в общей сумме, которую вы выставили. Имея под рукой табель учета рабочего времени, вы можете доказать, что действительно отработали то время, за которое выставляете счет клиенту. Тогда оплата должна (надеюсь) быть прямо за углом.
• Лучшее управление проектами. Расписания помогают лучше отслеживать и управлять проектами в двух ключевых областях. Во-первых, в расписаниях указано, сколько времени требуется для выполнения определенных задач, и вы можете учесть это время в будущих проектах. Во-вторых, табели учета рабочего времени показывают, каким сотрудникам требуется меньше всего времени для качественного выполнения работы. В результате вы знаете, каких сотрудников вы должны назначить для своих проектов с наивысшим приоритетом.
• Эффективность рабочего места. Определив наиболее продуктивных сотрудников, вы сможете повысить скорость и эффективность своих операций. Вы также можете сэкономить деньги, так как сотрудники, которые работают быстрее, могут взять на себя больше проектов.

Табели рабочего времени приносят пользу вам, вашим сотрудникам и вашим клиентам. Они повышают точность вашей платежной ведомости; внедряют прозрачную, справедливую для сотрудников систему учета отработанных часов; и они предоставляют данные, которые помогают вам более легко и точно управлять выставлением счетов клиентам и управлением проектами.

Как работают табели учета рабочего времени

Расписания относительно просты, но узнать, как они работают, прежде чем внедрять их, никогда не помешает. Вот основные сведения:

1. Выбирайте между электронными и бумажными табелями учета рабочего времени.

В зависимости от того, как вы платите своим сотрудникам и инфраструктуре вашей компании, электронные или бумажные табели учета рабочего времени могут лучше подходить для ваших нужд. Выбор цифрового расписания упростит интеграцию данных о вашем времени и посещаемости с вашим программным обеспечением для обработки заработной платы, поэтому они, вероятно, будут проще для владельцев бизнеса, таких как вы. Они также значительно упрощают хранение данных и снижают вероятность потери данных или человеческой ошибки.

Однако на определенных работах старые перфокарты и настенные считыватели остаются нормой. Эти бумажные табели по-прежнему популярны, поскольку они проще и дешевле. Поэтому, если вам нужно самое дешевое решение для учета рабочего времени, выберите бумагу. Однако, поскольку сотрудники не могут указать количество часов, потраченных на проект с помощью бумажных табелей, и вы не можете интегрировать бумажные табели с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы, цифровые табели могут стоить инвестиций.

2. Решите, как часто сотрудники должны подавать свои табели учета рабочего времени.

Так же, как существует несколько типов периодичности начисления заработной платы, также существует несколько частот заполнения и подачи табелей учета рабочего времени. К ним относятся:

• Ежедневные расписаниягде ваши сотрудники регистрируют свое время в начале и в конце каждого рабочего дня

• Еженедельные расписанияв котором работодатели регистрируют все свои часы за рабочую неделю

• Двухнедельные расписанияв котором вы назначаете заданную дату в течение двухнедельного периода, когда сотрудники представляют все свои отработанные часы.

• Табель учета рабочего времени раз в два месяцав котором вы назначаете две даты в месяц, в течение которых сотрудники представляют общее количество часов, которые они отработали.

• Ежемесячные табели учета рабочего временив котором ваши сотрудники представляют общее количество отработанных часов на конец месяца

Независимо от того, какую частоту вы выберете, ваши сотрудники все равно должны приходить и уходить во все свои смены. Это дает двойную выгоду: вам не нужно оценивать количество часов, отработанных сотрудником, когда пришло время рассчитать заработную плату. И это может обеспечить подотчетность сотрудников, поскольку сотрудникам гораздо труднее заниматься хищением времени, если они должны записывать количество часов, которые они отработали каждый рабочий день.

3. Пусть ваши сотрудники приходят и уходят.

В начале рабочей смены ваши сотрудники должны отработать рабочий день. Затем они уйдут, как только закончат работу. Ваши сотрудники также должны приходить и уходить в начале и в конце своих перерывов и указывать дни своего отпуска, чтобы вы не переплачивали им.

Сотрудники несут исключительную ответственность за приход и уход – вам не нужно делать это за них. Таким образом, ваши сотрудники несут ответственность за точную отчетность о своих часах и ответы на ваши вопросы о потенциально неточных табелях учета рабочего времени. (Узнать что округление часов является.)

4. Если применимо, пусть ваши сотрудники распределят свое время по проектам.

Хотя табели рабочего времени обычно ассоциируются с почасовыми работниками, сотрудникам, работающим полный рабочий день, также может потребоваться их использование. На самом деле табели учета рабочего времени особенно важны для сотрудников, работающих полный рабочий день, если вы выставляете счета клиентам по часам. В этом случае ваши штатные сотрудники должны указать не только когда они работали, но и над какими проектами они работали и для каких клиентов. С помощью этой информации вы сможете точно выставлять счета своим клиентам и отвечать на вопросы клиентов о выставлении счетов.

5. Еженедельно утверждайте табели учета рабочего времени ваших сотрудников.

Вы должны собирать табели учета рабочего времени ваших сотрудников после их последней смены в течение рабочей недели или в конце каждого рабочего дня. Затем вам нужно будет утвердить эти табели учета рабочего времени для расчета заработной платы. Если у вас есть вопрос о табеле рабочего времени сотрудника, вы можете спросить сотрудника о рассматриваемых часах.

Выберите правильный тип табеля учета рабочего времени для вашего бизнеса — бумажный или цифровой — и пусть ваши работодатели ежедневно приходят и уходят и утверждают все табели учета рабочего времени.

Шаблоны расписаний

При внедрении расписаний для вашего бизнеса вы, скорее всего, получите наилучшие результаты, если начнете с шаблона. Ниже приведены два шаблона Microsoft:

Первый шаблон представляет собой базовый табель учета рабочего времени, в котором указывается время начала работы сотрудника, время окончания работы и обеденный перерыв для каждой отработанной даты. Вы также увидите общее количество отработанных часов с разбивкой на обычные и сверхурочные часы рядом с напоминанием о том, сколько часов составляет рабочая неделя вашей компании. Ваше имя и имя сотрудника отображаются вверху.

Второй шаблон подходит для владельцев бизнеса, которые выставляют клиентам почасовые счета. В дополнение к полям с названием, адресом и подписью вашей компании в этом еженедельном расписании указан код клиента, код проекта и оплачиваемые отработанные часы. Ваши сотрудники могут добавить больше строк, если они работают над несколькими оплачиваемыми проектами каждый день. Вы также можете создавать настраиваемые расписания с помощью многих программ учета рабочего времени.