Как повысить производительность во время видеоконференций

• Как и любой тип встречи, конференц-связь может легко выйти из строя и стать непродуктивной.
• Видеоконференции помогают сделать конференц-связь более продуктивной, позволяя участникам видеть язык тела друг друга и чувствовать себя более вовлеченными.
• Обязательное включение видеокамер, установление строгих повесток дня и делегирование задач во время разговора могут сделать видеовстречи более продуктивными.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят повысить эффективность видеоконференций.

Из-за плохой связи, раздражающего фонового шума, участников, не знающих, что обсуждается, и разговоров не по теме, конференц-связь может быстро выйти из-под контроля. Как и в случае с любым другим типом встреч, никто не хочет сидеть во время разговора, на котором ничего не сделано. Это особенно верно в отношении неловкости, которую могут вызвать традиционные телефонные конференции, когда язык тела и невербальные сигналы упускаются из виду.

Тем не менее, удаленная и гибридная организация работы становится нормой, а это означает, что конференц-связь никуда не денется. К счастью, видеоконференции могут облегчить некоторые проблемы, связанные с обычными конференц-связями. Имея это в виду, мы составили руководство о том, как максимизировать продуктивность видеоконференций, чтобы убедиться, что они действительно полезны для вашего бизнеса.

Примечание редактора: Ищете подходящую услугу видеоконференцсвязи для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Как провести продуктивную видеоконференцию

Чтобы помочь владельцам бизнеса проводить продуктивные видеоконференции, мы обратились за советом к опытным профессионалам, которые регулярно проводят такие встречи и участвуют в них. Вот 10 советов, которые они предложили о том, как лучше всего повысить производительность во время видеоконференций.

1. Предлагайте различные варианты обслуживания.

В качестве внештатного консультанта по малому бизнесу и коммуникациям Роб Суистун участвует в многочисленных видеоконференциях. Чтобы обеспечить бесперебойную работу этих встреч, он гибко подходит к используемому программному обеспечению для видеоконференций. Например, некоторые клиенты могут предпочесть Skype, а другие используют Zoom. (См. наш сравнение Zoom с RingCentral.)

«Я всегда позволяю клиентам выбирать (платформу), чтобы им было удобно», — сказал Свистун. «Это гарантирует, что они не будут возиться и тратить время на услугу, с которой они не знакомы».

2. Выберите правильную настройку.

Кристофер Вестфолл-старший, генеральный менеджер Senior Savings Network, сказал, что выбор тихого и подходящего места имеет решающее значение для тех, кто проводит или участвует в видеозвонках за пределами рабочего места.

«Среда, в которой участник будет подключаться к собранию, важна», — сказал Вестфолл. «Плач младенцев, лай собак, бегающие по дому дети не способствуют продуктивному обмену».

Zoom и Dialpad — два примера приложений для видеоконференций, которые особенно хороши для удаленного делового сотрудничества.

3. Будьте вовремя.

Шеннон ДеДжонг, генеральный директор House of Who, сказала, что много времени тратится впустую, когда опоздавшие присоединяются к собранию и приносят обязательные извинения.

«Это требует значительных усилий, поскольку пунктуальность глубоко укоренилась в культуре компании и особенно очевидна при звонках внутри компании», — сказала она.

Чтобы выработать привычку соблюдать пунктуальность во время видеоконференций, ДеДжонг предлагает начинать встречи в пять минут первого или в другое нечетное время, чтобы люди обращали больше внимания на время начала. Она сказала добавить в описание повестки дня: «Мы начнем ровно в 9:01» или «Пожалуйста, будьте пунктуальны».

«Если пунктуальность затруднена (для некоторых участников), все равно начинайте встречи вовремя и внедрите культуру «не опаздывайте, а если опаздываете, приходите тихо», чтобы избежать светских разговоров и извинений», — ДеДжонг. сказал.

4. Используйте правильные инструменты.

Инструменты видеоконференцсвязи, такие как 360-градусные камеры, совместное использование экрана и виртуальные организаторы совещаний, помогают гарантировать, что все сотрудники могут следить за тем, что происходит, и оставаться вовлеченными, сказал Фрэнк Вейсгаупт, генеральный директор Owl Labs.

«Но самое главное, эти инструменты помогут удаленным участникам почувствовать себя в комнате, а не просто мухой на стене», — сказал он. «Удаленные участники с большей вероятностью внесут свой вклад в собрание, если они не чувствуют, что их присутствие было второстепенным.

5. Убедитесь, что техника работает правильно.

Дейв Креншоу, консультант по продуктивности и лидерству, сказал, что для того, чтобы собрание началось вовремя и прошло гладко, перед началом собрания убедитесь, что служба конференц-связи работает должным образом.

«Убедитесь, что ваше лицо видно и четко, что вы можете делиться экраном для облегчения совместной работы и что фоновые шумы сведены к минимуму, находясь в тихом, уединенном месте», — сказал он.

Шпаргалка Business News Daily по видеоконференциям описывает, какие функции вы должны протестировать в Zoom, Skype, Microsoft Teams и GoTo Meeting для лучшего опыта.

6. Включите свое видео.

Слишком часто участники видеоконференций не включают видеокамеры во время совещаний. Суз О’Доннелл, руководитель портфолио Point B, считает, что это большая ошибка.

«Весь разговор меняется, когда ваше лицо также появляется на видео», — сказала она. «Вы можете видеть выражения лиц друг друга, больше чувствовать себя командой, и это предотвратит многозадачность почти у всех».

О’Доннелл сказал, что многозадачность значительно усложняется, когда другие могут видеть вас, объясняя: «Это означает, что ваши удаленные сотрудники не могут присутствовать на встрече с вами, одновременно проверяя электронную почту, заканчивая электронную таблицу или проверяя свой телефон. Это убьет производительность вашей организации».

Имейте в виду, что видеоконференцсвязь слишком многое может повредить производительности вместо того, чтобы улучшить ее. Узнайте о выгорании в Zoom и о том, как не утомить команду конференц-связью.

7. Держите всех без звука.

Фоновый шум может особенно отвлекать во время видеоконференции. Вот почему Сиара Хауто, старший специалист по цифровому маркетингу в Sparro, считает жизненно важным, чтобы все выключали микрофоны, когда они не разговаривают.

«Вы не можете себе представить, что мы слышим на заднем фоне: болтают другие сотрудники, люди печатают, уличный шум и т. д.», — сказала она. «Это очень отвлекает. Убедитесь, что единственным человеком, у которого включен звук, является тот, кто говорит. Это помогает сделать встречу более целенаправленной, и каждый может четко слышать и общаться».

8. Имейте повестку дня.

Подготовка повестки дня и ее рассылка до встречи — это шаг, который советует почти каждый эксперт по видеоконференциям. Установленная повестка дня позволяет всем присутствующим точно знать, что будет обсуждаться. Таким образом, участники могут подготовиться к обсуждению этих тем.

Даниэла Андреевска, внештатный стратег и создатель контента, сказала, что повестка дня помогает людям подготовиться к встрече и следить за обсуждением.

«Для максимальной продуктивности рекомендуется иметь (перечислять) не только темы, которые вам нужно просмотреть, но и то, как долго вы планируете оставаться на каждой из них», — сказала она. «Это покажет участникам важность каждого вопроса и уровень детализации, с которым вы хотели бы его обсудить».

9. Назначьте кого-нибудь ответственным.

По словам Андреевской, для организованной встречи, которая завершается конкретными результатами, вам нужен один человек, который будет отвечать за дискуссию.

«Это не обязательно должен быть человек, который проводит встречу или организовывает ее», — сказала она. «Вы можете делегировать задачу своему коллеге, лучше всего разбирающемуся в вопросе, который находится в центре внимания встречи».

Хозяин должен координировать свои действия с этим человеком, чтобы помочь подготовить повестку дня.

«В начале встречи, если вы являетесь организатором, начните встречу с представления темы и ответственного лица, а затем позвольте (им) вести дальше», — сказала Андреевская. «Конечно, если вы видите, что собрание теряет фокус, вы можете вмешаться, но постарайтесь свести свое вмешательство к минимуму».

10. Будьте профессиональны.

«Один из способов сохранить продуктивность видеоконференций — оставаться в теме и ограничить болтовню, не связанную с работой», — сказал Карло Борха, глава отдела онлайн-маркетинга Time Doctor.

«В промежутках (темах) можно говорить о личных вещах, но это не должно отвлекать всех от повестки дня», — сказал он.

Соблюдение надлежащего делового этикета особенно важно на встречах с клиентами.

Важность видеоконференций

Благодаря удаленной работе или ее вариациям видеоконференции быстро стали предпочтительным методом проведения совещаний для многих организаций. Это связано с тем, что видеотехнология расширяет возможности общения в большей степени, чем обычный телефонный звонок.

Джо Мануэле, бывший старший вице-президент по корпоративному и бизнес-развитию компании Dialpad, занимающейся коммуникационными платформами, сказал, что конференц-связь, состоящая только из аудио, не соответствует стандартам, потому что она не дает участникам возможности видеть тех, кто говорит, и получать полное представление о том, что происходит. сказал. (Узнайте об инструментах видеоконференцсвязи Dialpad в нашем подробном обзоре Телефонная система для бизнеса с набором номера.)

«Наблюдение за кем-то лицом к лицу на видео гарантирует, что они могут общаться вербально и невербально, и создает ощущение присутствия в комнате для удаленных абонентов, что позволяет им чувствовать себя комфортно и в полной мере участвовать», — сказал Мануэле.

Кроме того, видеоконференции объединяют людей независимо от их местонахождения, позволяют участникам представлять информацию на экране и упрощают совместную работу. Просто надо использовать такие встречи с умом.

«Проведение продуктивных видеосовещаний имеет решающее значение в сегодняшней рабочей среде, — сказал Мануэле. «Когда встречи становятся отстойным временем, они приводят к разочарованию всех участников и пустой трате денег для бизнеса».

Подчеркивая важность видеоконференций и необходимость их эффективного проведения, результаты исследования Dialpad Состояние видеоконференцсвязи. Согласно исследованию компании, обычный человек проводит в среднем 9–10 видеоконференций в месяц. В целом почти 40% работников проводят от 10 до 30% своей недели в видеоконференциях.

С таким большим количеством времени, посвященным видеовстречам, они должны быть полезными. В противном случае вы упустите преимущества, которые ваш бизнес получит от видеоконференций, и вместо того, чтобы повысить производительность, вы в конечном итоге снизите ее.

Максимальное количество видеоконференций

Любите вы их или ненавидите, видеоконференции — неотъемлемая часть современного бизнеса. Тем не менее, большую часть неэффективности и неловкости этих встреч можно легко исправить, следуя приведенным выше советам. Для компаний, которые все еще пытаются найти свой поток, проверьте, подходит ли платформа, которую вы используете, для ваших бизнес-применений. Если это не так, прочитайте наш обзор лучших телефонных систем для малого бизнеса. Ряд решений обладает превосходными возможностями видеоконференцсвязи.

Джереми Бендер участвовал в написании и написании этой статьи. Источник интервью были проведены для предыдущей версии этой статьи.