Как дать эффективную профессиональную обратную связь

• Дайте сотрудникам конструктивную критику надлежащим образом, как только появится возможность.
• Сделайте обратную связь диалогом, а не односторонним разговором, чтобы вы могли понять корень любых успехов или неудач.
• Давая обратную связь, подходите к разговору с сочувствием и пониманием, а не с гневом и разочарованием.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, менеджеров и других специалистов, которые хотят высказывать и принимать более продуктивную и содержательную конструктивную критику.
  

Как профессионалы, мы хотим работать лучше и быть лучше. Предоставление и получение конструктивной обратной связи позволяет нам увидеть свое поведение и работу с точки зрения другого человека. Два человека часто могут смотреть на одну и ту же ситуацию совершенно по-разному и даже не осознавать этого.

Отсутствие необходимой обратной связи, особенно после неприемлемого поведения, имеет последствия. Разработайте план действий, чтобы обеспечить критическую и полезную обратную связь.

На семинаре ELA Conference по этой теме Аиша Блейк, руководитель Детройтского отделения Girl Develop It, выделила два типа отзывов: положительный и конструктивный. Положительная обратная связь фокусируется на том, что мы делаем правильно; это приносит удовлетворение и подтверждает нашу работу. Хотя конструктивная обратная связь не всегда может быть негативной, она концентрируется на том, как мы можем улучшить то, что мы делаем.

«(Конструктивная обратная связь) — это обратная связь, о которой мы все думаем», — сказал Блейк. «Мы хотим сделать это о поведении».

Звучит намного легче сказать, чем сделать, но помните, что обратная связь — это не личная атака — если, конечно, она не предназначена для личного восприятия.

По словам Блейка, есть разница между оценкой и эскалацией. «Если вы чувствуете себя небезопасно, вам нужно сообщить об этом кому-то, будь то HR, ваш менеджер или кто-то на вашем рабочем месте».

Следуйте шестиступенчатому методу Блейка, чтобы обеспечить эффективную и конструктивную обратную связь.

1. Будьте конкретны.

Цель предоставления конструктивной обратной связи — изменить поведение. Другой человек не поймет, в чем проблема, если вы не объясните свое поведение в деталях.

«Держите его сфокусированным и действенным, чтобы был четкий путь вперед», — сказал Блейк.

2. Оперативно предоставляйте обратную связь.

Крайне важно выявлять конфликты, когда они впервые возникают. В противном случае вы, скорее всего, затаите обиду, которая позже может проявиться в непреднамеренной ссоре с другим человеком.

«Вам не нужно заглядывать в будущее, но вы должны убедиться, что все не будет гноиться слишком долго», — сказал Блейк. «Так часто у нас возникают проблемы, будь то технические или личные… не было бы такой большой проблемы, если бы кто-то сказал (что-то) в первый, второй или даже пятый раз, но в 17-й раз мы срываемся».

3. Сделайте вдох.

Когда вам приходится противостоять проблемному поведению, сделайте шаг назад и сначала дайте себе остыть. — Не впадай в ярость, — сказал Блейк.

Поскольку конструктивная обратная связь требует много энергии, особенно эмоциональной, найдите время, чтобы полностью обработать свои мысли. Если вы не имеете дело со срочной ситуацией и вам нужно действовать немедленно, запишите, как бы вы описали свое поведение, и прочтите это вслух про себя. Внесите необходимые правки, чтобы подготовиться к реальной беседе лицом к лицу.

Оставайся позитивным. На рабочем месте вы часто возвращаете энергию, которую отдаете, а негативное отношение часто приводит к непродуктивным реакциям. Если вы продолжаете поощрять членов своей команды, ваши отзывы с большей вероятностью останутся.

4. Проверьте свою предвзятость.

У каждой истории есть две стороны. «Ваше восприятие проблемы может не совпадать с жизненным опытом другого человека», — сказал Блейк.

Признание своей предвзятости может помочь, особенно если вы находитесь во власти из-за своей расы или пола.

«Были люди, которых пугало то, как я выгляжу», — сказал Блейк. Например, в ее профессиональном опыте ранее начальники делали предположения на основе ее личности, что мешало им обоим эффективно общаться друг с другом. (Связанный: Влияет ли подсознательная предвзятость на ваши решения о найме?)

5. Приглашайте к обсуждению.

«Слишком много предположений может затормозить разговор», — сказал Блейк.

Чтобы бороться с предположениями, начните обсуждение с другим человеком. Не делайте разговор односторонним – выслушайте собеседника. В конце концов, вы не знаете, какие внешние факторы стресса они несут каждый божий день.

6. Доведите дело до конца.

По прошествии подходящего времени оцените, изменилось ли поведение другого человека. Если это так, спросите себя, как это изменилось.

Если они исправили и улучшили свое поведение, подумайте о том, чтобы поблагодарить их в подходящее время. Если поведение все еще происходит, будьте готовы признать свой опыт; не обесценивайте то, что вы чувствуете.

«В конце концов, то, что вы чувствуете, не является неправильным, потому что оно существует», — сказал Блейк.

Стремитесь внедрить как положительные, так и конструктивные отзывы в свою офисную культуру, чтобы нормализовать как получение, так и предоставление отзывов и сделать процесс менее вызывающим тревогу.

Если вы хотите, чтобы члены вашей команды вели себя более продуктивно, сначала продемонстрируйте такое поведение сами. Просить кого-то измениться — это далеко не все, но моделирование положительных привычек, которых вы ожидаете от других, поощряет подражание.

Когда давать конструктивный отзыв

Тактичная конструктивная обратная связь касается не только содержания, но и времени. Плохая обработка конструктивной критики может привести к тому, что другой человек проигнорирует все ваши отзывы или вызовет более разрушительное поведение. Поэтому рассмотрим лучшее время для конструктивной критики.

• Во время личных встреч: Обращение к работе члена команды, когда он находится со своими товарищами по команде, может быть больше похоже на публичное порицание или хвастовство, чем на обратную связь. Запланируйте встречу один на один, чтобы у вас была возможность более тщательно обдумать свои слова и провести конструктивный разговор.
• Вскоре после наблюдения за нежелательным поведением: Если вы заметили непродуктивное поведение сотрудника, вполне вероятно, что другие сотрудники тоже это заметили. Такое плохое поведение может привести к падению морального духа (и, возможно, к росту текучести кадров), если не принять меры как можно скорее. Для начала подождите день и посмотрите, корректирует ли сотрудник курс самостоятельно — у некоторых просто выходные. Если нет, необходимо немедленное внимание. Подойдите к сотруднику непредвзято, если его поведение не было преднамеренным.
• После установления доверия: Прежде чем давать им свои отзывы, необходимо установить открытые и честные отношения с вашими сотрудниками. Без этой основы другой человек не сможет узнать, исходят ли ваши конструктивные комментарии из его интересов. Для более продуктивного обсуждения начните разговор с признания способностей другого человека и его ценности для команды.
• Когда сотрудник выполняет хорошую работу: Обратная связь полезна не только для устранения негативного поведения; вы также можете использовать его, чтобы поддержать положительные. Признайте, что члены команды делают хорошо, чтобы закрепить это поведение и повысить ценность команды, подавая пример.
• По желанию другого человека: Предоставление обратной связи должно быть беседой, а не лекцией. Успокоив другого человека, вы можете помочь своему отзыву показаться дружелюбным, а не враждебным. Позвольте вашему коллеге выбрать время, когда ему будет удобнее получать обратную связь, чтобы стимулировать более позитивную реакцию и улучшить будущую работу.

Исайя Аткинс участвовал в написании и написании этой статьи.