Федеральные правила сверхурочной работы, которые необходимо знать малым предприятиям

• Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) — это федеральный закон, регулирующий оплату сверхурочной работы.
• FLSA исключает некоторых сотрудников из оплаты сверхурочных, но даже эти сотрудники должны получать сверхурочные, если их заработная плата достаточно низкая.
• В некоторых штатах действуют законы о сверхурочной работе, которые заменяют собой FLSA и налагают на работодателей более строгие требования в отношении сверхурочной работы.
• Эта статья предназначена для работодателей, которые ищут последние обновления федерального закона о сверхурочной работе.

Какие сотрудники в вашей организации имеют право на защиту сверхурочной работы? Это критический вопрос для работодателей, потому что неспособность увеличить оплату сверхурочных для имеющих на это право работников может быстро поставить бизнес в тупик. Понимание того, какие сотрудники имеют право на защиту сверхурочной работы, является ключевым требованием в соответствии с федеральным, а в некоторых регионах и государственным законодательством.

Неспособность распространить оплату сверхурочных на всех имеющих право работников может привести к судебным искам, штрафам и, возможно, уголовному наказанию за неоднократные и умышленные нарушения. Вот взгляд на текущие правила сверхурочной работы и последствия несоблюдения.

Примечание редактора: Ищете информацию о системах учета рабочего времени и посещаемости? Используйте приведенную ниже анкету, и наши партнеры-поставщики свяжутся с вами, чтобы предоставить вам необходимую информацию:

Что такое Закон о справедливых трудовых стандартах?

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) — это федеральный закон, который устанавливает, среди прочего, когда и как работодатели должны платить своим работникам за сверхурочную работу. В соответствии с действующими правилами любой работник, который не считается освобожденным от уплаты налогов в соответствии с законом, должен получать оплату за сверхурочную работу в размере, в 1,5 раза превышающем его обычную заработную плату, за каждый час работы сверх 40 часов в течение одной рабочей недели.

Министерство труда США (DOL) определяет рабочую неделю как любой «фиксированный и регулярно повторяющийся период продолжительностью 168 часов», что означает семь полных последовательных дней. Часто эта рабочая неделя будет с понедельника по воскресенье, как в стандартном календаре. Однако FLSA прямо не требует от работодателей соблюдения стандартного календаря рабочей недели. Рабочая неделя со среды по вторник так же действительна, как и рабочая неделя с понедельника по воскресенье.

Нет ограничений на количество сверхурочных часов, которые может отработать сотрудник в возрасте 16 лет и старше, при условии, что он получает соответствующую компенсацию. Каждый раз, когда работник, не освобожденный от налога, работает сверх этого максимума в 40 часов, он должен оплачиваться по ставке сверхурочной работы, в 1,5 раза превышающей стандартную ставку. В противном случае работодатель нарушает FLSA.

FLSA не считает часы, отработанные по субботам, воскресеньям и праздничным дням, сверхурочными. Это означает, что если ваш сотрудник работает по восемь часов в день со вторника по субботу, его субботние часы не считаются сверхурочными. Однако, если работник работает 41-й час в субботу, этот час считается сверхурочной работой.

Текущие правила сверхурочной работы

DOL отвечает за толкование закона и установление точных правил ведения бизнеса. Эти правила устанавливают, когда работодатели должны оплачивать сверхурочную работу работникам, ставку, по которой работники получают оплату за сверхурочную работу, и какие типы работников освобождаются от защиты сверхурочной работы. (Вы заинтересованы в решении, которое поможет обеспечить соблюдение закона? Ознакомьтесь с нашими обзорами лучшей системы учета рабочего времени.)

«Работодателям, сотрудники которых зарабатывают меньше, чем порог сверхурочной работы, необходимо вести точный учет рабочего времени и посещаемости, — говорит Салли Барака, главный административный директор Agile Growth Corp. — Это особенно важно для работодателей, у которых удаленные сотрудники работают из дома. Другие работодатели могут принять решение об увеличении оплаты труда своих сотрудников, заработная плата которых близка к пороговой. Хотя есть некоторое время, прежде чем правило вступит в силу, важно, чтобы работодатели опередили этот вопрос и пересмотрели классификацию своих сотрудников и заработную плату, чтобы определить последствия».

Есть два основных последствия для работодателей, которые нарушают законы о сверхурочной работе. Во-первых, это потенциальные судебные иски сотрудников, которые могут быстро дорого обойтись и вызвать негативную огласку. В случае нарушений FLSA работодатели, как правило, обязаны выплачивать задолженность по заработной плате пострадавшим работникам и заранее оцененные убытки в размере причитающейся задолженности. Это немедленно удваивает затраты на соблюдение требований, не учитывая никаких судебных издержек, которые работодатели должны были бы покрыть.

Правительство также может действовать против несоответствующих работодателей. Отдел заработной платы и рабочего времени Министерства труда может налагать штрафы в размере до 10 000 долларов США за умышленные нарушения FLSA, которые раскрывает агентство. Если он неоднократно находит работодателей и умышленно нарушает закон, наказание может включать тюремное заключение. Другими словами, с первого раза стоит соблюдать законы о сверхурочной работе.

Федеральные законы о сверхурочной работе и FLSA

Есть два важных набора правил, о которых следует помнить в отношении FLSA.

Освобожденные и неосвобожденные сотрудники

Есть исключения для сотрудников из FLSA. В соответствии с федеральными законами о сверхурочной работе работник освобождается от уплаты налога, если он попадает в одну из следующих категорий, а это означает, что работодатели не обязаны продлевать ему оплату за сверхурочную работу:

• Исполнительный: Руководящие сотрудники определяются как те, кто получает зарплату не менее 684 долларов в неделю и в чьи основные обязанности входит управление компанией или признанным отделом или подразделением компании. Руководящие сотрудники регулярно руководят работой как минимум двух штатных сотрудников и сохраняют за собой право нанимать или увольнять других сотрудников или, по крайней мере, влиять на процесс.
• Административный: Административные служащие определяются как лица, получающие компенсацию на основе оклада или вознаграждения в размере 684 долларов США в неделю или более. Их основными обязанностями должны быть выполнение офисной или нефизической работы, связанной с управлением общими деловыми операциями работодателя или клиентов. Они также должны проявлять осмотрительность и независимое суждение по важным вопросам.
• Профессиональный: Профессиональные сотрудники определяются как лица, получающие вознаграждение на основе оклада или вознаграждения по ставке не менее 684 долларов в неделю и в первую очередь сосредоточенные на выполнении работы, требующей передовых знаний, интеллектуального характера и требующей последовательного проявления осмотрительности и суждения.
• Связанные с компьютером: Компьютерные работники — это те, кто получает вознаграждение либо на основе оклада, либо на основе вознаграждения по ставке не менее 684 долларов США в неделю или, если оплата труда осуществляется на почасовой основе, не менее 27,63 долларов США в час. Их основные обязанности должны включать применение методов и процедур системного анализа или проектирование и разработку компьютерных систем или программ.
• Внешние продажи: Сотрудник отвечает освобождению от внешних продаж, если его основной обязанностью является осуществление продаж или получение заказов или контрактов на оказание услуг. Они должны регулярно работать за пределами основного рабочего места работодателя.

Максимальный доход работника за сверхурочную работу

Согласно новому правилу, которое DOL начало применять в 2020 году, все сотрудники, зарабатывающие менее 35 568 долларов в год, должны получать оплату за сверхурочную работу. Это правило распространяется как на освобожденных, так и на не освобожденных сотрудников. В сочетании с этим правилом существует положение, согласно которому работодатели могут использовать недискреционные бонусы и поощрительные выплаты, такие как комиссионные, для достижения до 10% стандартного уровня заработной платы, указанного в FLSA. Эти бонусы и поощрения должны выплачиваться не реже одного раза в год.

Законы штата о сверхурочной работе

Помимо федеральных законов, работодатели должны знать, как законы штата влияют на их политику. Федеральные правила защиты от сверхурочной работы являются лишь минимумом, и некоторые штаты выходят за их рамки. Знакомство с законодательством штата так же важно, как и с федеральным законодательством, и невыполнение этого требования может привести к штрафам на уровне штата, даже если вы соблюдаете федеральный закон.

В следующих штатах действуют законы о сверхурочной работе, которые заменяют собой FLSA:

• Аляска
• Калифорния
• Колорадо
• Канзас
• Мэриленд (некоторые отрасли)
• Мичиган
• Миннесота
• Невада
• Нью-Йорк
• Пенсильвания
• Вермонт
• Вашингтон
• Западная Виргиния

Во всех других штатах работодатели должны следовать FLSA.

Изменения в федеральном законе о сверхурочной работе

Федеральные законы о сверхурочной работе несколько изменились с 2016 года, и каждая администрация президента регулирует их по-своему.

Как администрация Обамы подошла к правилам сверхурочной работы

Еще больше усложняет картину сверхурочной работы серия предлагаемых изменений правил, которые поднимались, отбрасывались, а затем поднимались снова. В 2016 году казалось, что правила, регулирующие защиту от сверхурочной работы, вот-вот изменятся, но это изменение правила было отменено в последнюю минуту.

В 2016 году DOL администрации президента Барака Обамы, похоже, был готов изменить правила освобождения сотрудников. Эти изменения ужесточили бы определения каждой классификации и повысили порог заработной платы до 913 долларов в неделю или зарплаты в 47 476 долларов. Ожидалось, что это изменение расширит защиту сверхурочной работы на 4,2 миллиона дополнительных рабочих по сравнению с действующими правилами. Многие предприятия скорректировали свою политику в рамках подготовки к изменению, которое включало перевод наемных работников на почасовую оплату, но изменение правил в конечном итоге было отменено после того, как администрация Дональда Трампа вступила в должность.

Как администрация Трампа подошла к правилам сверхурочной работы

В 2019 году администрация Дональда Трампа предложила изменить правило сверхурочной работы, в соответствии с которым ограничение дохода было бы установлено на уровне 679 долларов в неделю, начиная с 2020 года. Это правило расширило бы защиту сверхурочной работы еще примерно на 1 миллион рабочих, оставив статус работников, зарабатывающих более 679 долларов. в неделю без изменений.

Однако в одном отчете было обнаружено, что это правило исключает из оплаты сверхурочных 8 миллионов сотрудников, которые были включены в правила эпохи Обамы. Предлагаемое изменение правил не распространяется на лиц, оказывающих первую помощь, медсестер или строителей.

В конечном итоге предложенные администрацией Трампа изменения были реализованы с немного другими цифрами. В сентябре 2019 года DOL официально повысил максимальную заработную плату, при которой все работники должны получать сверхурочную работу, до 684 долларов в неделю (35 568 долларов в год) с прежних 455 долларов в неделю. Это изменение вступило в силу в 2020 году и, как и ожидалось, дало право на оплату сверхурочной работы еще 1 миллиону сотрудников.

Как администрация Байдена подошла к правилам сверхурочной работы

Министр труда Марти Уолш заявил Конгрессу, что текущая сумма сверхурочной работы в размере 35 568 долларов слишком мала. В 2021 году группа из четырех конгрессменов призвала Уолша предложить стандарт, который соответствует уровню дохода 55-го процентиля американских штатных наемных работников, что к 2026 году составляет 82 732 доллара в год. Точно так же группы защиты рабочих призвали президента Джо Администрация Байдена повысить порог значительно выше, чем тот, который предлагался во время пребывания Обамы.

Отдел заработной платы и рабочего времени DOL готовит предложение об изменении порога заработной платы для права на сверхурочную работу. Он определит, освобождаются ли добросовестные административные, исполнительные и профессиональные сотрудники в соответствии с требованиями FLSA о минимальной заработной плате и сверхурочной работе, что потенциально может привести к тому, что миллионы рабочих получат право на оплату сверхурочной работы.

Предложение может также охватывать такие обновления, как:

• Изменения в тестах на освобождение от пошлин
• Автоматическое и периодическое повышение порога заработной платы в соответствии с рыночными данными
• Дополнительные повышения ставок для высокооплачиваемых сотрудников

Первоначально предложение было запланировано на апрель 2022 года, но было продлено до мая 2023 года.

Понимание требований сверхурочной работы является необходимостью

Как работодатель, сейчас самое время пересмотреть политику вознаграждения сотрудников, чтобы определить, на кого могут повлиять неизбежные изменения в оплате сверхурочной работы. После того, как новая ставка вступит в силу, вам нужно решить, следует ли увеличить заработную плату затронутых сотрудников или изменить их статус с освобожденного на не освобожденного.

Джем Сиокон также участвовал в написании этой статьи. Некоторые интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.