Что такое обязательства по заработной плате? – Businessnewsdaily.com

• Наряду с заработной платой работников обязательства работодателя по заработной плате включают налоги с заработной платы, добровольные отчисления сотрудников и расходы на обслуживание заработной платы.
• Налог на заработную плату платит как работодатель, так и работник.
• Программное обеспечение для расчета заработной платы может автоматизировать процессы расчета заработной платы, упростить отчетность по заработной плате и помочь предотвратить мошенничество с заработной платой.
• Эта статья предназначена для работодателей, которые хотят узнать больше об обязательствах по заработной плате, а также о том, как их платить и отслеживать.

Обязательства являются фактом жизни для владельца бизнеса. Обязательства по заработной плате влияют не только на здоровье вашего бизнеса, но и на средства к существованию ваших сотрудников. Эти обязательства должны оплачиваться своевременно и тщательно отслеживаться. В противном случае предприятия могут столкнуться с высокой текучестью кадров, а также штрафами от налоговой службы США (IRS).

У вас есть варианты, когда дело доходит до управления вашими обязательствами по заработной плате. Независимо от того, решите ли вы вести расчет заработной платы самостоятельно, нанять бухгалтера или инвестировать в программное обеспечение для расчета заработной платы, это руководство поможет вам изучить основы обязательств по заработной плате, включая различные типы и способы их отслеживания.

Что такое обязательства по заработной плате?

Обязательства по заработной плате — это расходы на заработную плату, которые компания должна, но не оплатила. Эти обязательства могут появляться каждый раз, когда вы запускаете платежную ведомость. Обязательства могут включать компенсацию работникам, удержания и расходы, такие как доля работодателя в налогах на социальное обеспечение и Medicare.

Виды обязательств по оплате труда

Заработная плата сотрудников

Наиболее очевидной ответственностью при расчете заработной платы является заработная плата сотрудников. Работники могут получать заработную плату ежедневно, еженедельно, два раза в месяц или по любому другому согласованному графику. До обработки платежной ведомости невыплаченная заработная плата является обязательством, поскольку вы должны деньги своим сотрудникам за работу, которую они уже выполнили.

Заработная плата рассчитывается по-разному в зависимости от того, работают ли работники на окладе или почасово.

• Наемные работники: Разделите их годовой оклад на количество периодов оплаты в году, чтобы найти сумму за один период оплаты. Дополнительные суммы могут включать бонусы или поощрения.
• Почасовые рабочие: Умножьте общее количество часов, которые они отработали, на согласованную почасовую ставку. Дополнительные суммы могут включать оплату сверхурочных или поощрения.

Как работодатель, вы не несете налоговых обязательств при работе с подрядчиками или фрилансерами. Работники, работающие по контракту, обязаны платить налоги ежеквартально или ежегодно.

Оплачиваемый отпуск (ОТП)

Ведение учетной записи ответственности PTO предлагает больше преимуществ, чем просто знание того, когда ваши сотрудники взяли выходной. Основная причина отслеживать отгулы сотрудников — точно знать, сколько денег у вас будет на руках, если сотрудник уволится, не используя отгулы.

Отслеживать PTO просто, если вы используете лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы. Во-первых, введите формулу, которую вы используете, чтобы предоставить сотрудникам PTO. Например, они могут получать 0,05 часа PTO за каждый отработанный час. После регистрации ставки ВОМ и отработанных часов это число умножается на почасовую ставку сотрудника. Сумма – это деньги, за которые вы будете нести ответственность, если сотрудник уволится, не используя свой ВОМ.

Если ваш бизнес не позволяет перенос отгулов с одного года на другой, начисления отгулов сбрасываются в конце года. Аналогичным образом, если у вашего бизнеса есть неограниченная политика PTO, начисление PTO не применяется.

Налоги на заработную плату

Каждый работодатель должен удерживать налоги с заработной платы сотрудников и представлять эти удержания в IRS вместе со своими собственными налоговыми платежами. Но вы не переводите налоги в IRS автоматически, когда удерживаете эти средства. Налоги на заработную плату считаются обязательствами до наступления крайнего срока для перевода средств федеральным, государственным и местным агентствам.

Удержания по налогу на заработную плату включают в себя следующее:

• Федеральный подоходный налог. Это все удержания, которые охватывают годовой доход работника и статус регистрации (женат, не женат и т. д.).

• Государственный подоходный налог. В зависимости от штата существуют разные правила удержания и уплаты государственного подоходного налога. Некоторые штаты не взимают подоходный налог.
• Налог на социальное обеспечение и медицинскую помощь (ФИКА). Налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь удерживаются из валовой заработной платы по налоговой ставке FICA в размере 7,65% (как для работодателей, так и для работников). Все самозанятые платят обе суммы, что в сумме составляет 15,3%, но могут вычесть половину налога на самозанятость при заполнении налоговых деклараций.
• Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA) и Закон штата о налоге на безработицу (SUTA). Только работодатели обязаны платить налоги FUTA. Работодатели платят налоги по безработице, и наряду с деньгами от федерального правительства и штатов работники могут собирать еженедельные выплаты, когда теряют работу.

• Страхование компенсации работникам. Если государство требует этого, работодатель должен приобрести компенсационное страхование работников. Эта страховка помогает защитить компанию от потери доходов, если работник получит травму на работе. Страхование компенсации работникам покрывает медицинские расходы и потерянную заработную плату пострадавшего работника. Страховка на 100% оплачивается работодателем, а стоимость может варьироваться в зависимости от отрасли и количества занятых.

• Украшение заработной платы. Если работодатель получает уведомление о том, что на его работника наложен арест на заработную плату по решению суда, работодатель должен удержать правильную сумму заработной платы и направить деньги третьему лицу. Как правило, эту информацию предоставляет суд. Наложение ареста на заработную плату производится на основе дохода работника до любых вычетов, за исключением федеральных, государственных и местных налогов; другие начисления заработной платы; обязательные пенсионные взносы; и судебные алименты.

Чтобы точно рассчитать налоги на заработную плату сотрудников, вы должны попросить своих сотрудников заполнить и отправить Форма W-4.

Другие типы сотрудников, с которыми может работать ваш бизнес, включают подрядчики и фрилансеры, которые обычно взимают почасовую оплату или фиксированную плату. Эти работники обычно заполняют форму 1099 вместо формы W-4.

По состоянию на 2021 год семь штатов не взимают подоходный налог: Аляска, Флорида, Невада, Южная Дакота, Техас, Вашингтон и Вайоминг.

Стоимость услуг по расчету заработной платы

Если вы используете бухгалтерию, программное обеспечение для расчета заработной платы или профессиональную организацию работодателей (PEO) для управления заработной платой, эти расходы также будут добавлены к вашим обязательствам по заработной плате.

Компании по начислению заработной платы обычно взимают плату с работодателей тремя способами: за частоту, за сотрудника в месяц (PEPM) и по фиксированной цене. Ценообразование PEPM является наиболее популярным и может быть наиболее рентабельным. Например, если вы платите за частоту и еженедельно обрабатываете платежную ведомость, вы будете платить заработную плату еженедельно.

Если вы выберете тарифный план с фиксированной ценой, вы можете платить за большее количество работников, чем у вас есть. Например, если фиксированный план взимает 150 долларов США за до 25 сотрудников, а у вас всего девять сотрудников, план PEPM может быть значительно дешевле. Кроме того, фиксированные планы часто имеют ограничение на количество сотрудников, что не идеально подходит для компаний, которые планируют экспоненциальный рост.

Прочие расходы на заработную плату

Наряду с федеральными, государственными и местными налоговыми обязательствами, как работодатель, вы также несете ответственность за добровольные отчисления. Они могут включать следующее:

• Премии по страхованию здоровья, зубов, зрения и жизни. Любой взнос работодателя в планы медицинского страхования работников является расходом на заработную плату. Оставшаяся часть премии, выплачиваемой работником, вычитается из заработной платы до уплаты налогов (до вычета любых налогов). Если общие годовые медицинские расходы работника превышают 10% от его скорректированного валового дохода, он может классифицировать свои медицинские расходы, используя Форма 1040, Приложение A: Детализированные вычеты.

• Пенсионные взносы. Работники вносят вклад в собственные пенсионные планы. Работодатели отмечают пенсионные планы как расходы только в том случае, если они предлагают соответствие компании.

• Профсоюзные взносы. Работодатель обязан удерживать профсоюзные взносы из заработной платы работника и направлять их в соответствующий профсоюз. Членские взносы рассчитываются после уплаты налогов, что означает отсутствие налоговых льгот. Однако работники могут использовать стоимость профсоюзных взносов при перечислении своих ежегодных налогов в качестве вычета после уплаты налогов.

Все эти удержания являются обязательствами, пока вы не переведете деньги в соответствующие агентства.

Задолженность по заработной плате и как ее платить

Тип ответственностиСпособ оплатыВаловая заработная платаВыплата сотрудникам бумажным чеком или прямым депозитом.Федеральный подоходный налогИспользование Форма 941 отчет и файл.FUTA налогиИспользование Форма 940 для отчета и файла. Налоги Medicare и Social Security (FICA) Используйте форму 941 для отчета и файла.

Изменения в налоговом законодательстве, изменения статуса сотрудников и работники, которые меняют информацию о налогах и налогах, могут значительно изменить обязательства по заработной плате каждый период выплаты.

Как отследить обязательства по зарплате

Очень важно, чтобы ваша платежная ведомость была систематизирована и своевременно обновлялась. Это обеспечит бесперебойную работу вашего бизнеса и позволит справиться с проблемами финансового роста по мере их возникновения.

1. Сохраняйте копии платежных документов и обязательно встречайтесь с ними. Хранение копий поможет вам следить за сроками.
2. Установить напоминания чтобы уложиться в сроки выплаты заработной платы.
3. Иметь денежный резерв своевременно платить своим сотрудникам, даже если ваши продажи убыточны.
4. Откройте отдельный расчетный счет если оплата ваших сотрудников с вашего бизнес-счета становится слишком сложной.
5. Используйте программное обеспечение для расчета заработной платы который предлагает автоматизированные расчеты заработной платы и налогов. Некоторые службы программного обеспечения для расчета заработной платы будут депонировать ваши налоговые обязательства по заработной плате за вас. Вы можете прочитать о некоторых из лучших программных решений для расчета заработной платы в нашем обзоре OnPay и нашем обзоре Rippling.

Большинство программных решений для расчета заработной платы доступны по цене, поскольку они автоматизируют процессы и исключают человеческий фактор. Программное обеспечение для расчета заработной платы также может помочь автоматизировать адаптацию сотрудников, обучение компании, подачу налоговых деклараций, начисление заработной платы и вычеты ошибок и многое другое.