Что такое котировки и счета?

• Ценовое предложение оговаривается перед началом любых работ. В нем подробно описывается, сколько будет стоить проект или работа.
• Счет выставляется после выполнения работ. В нем указаны окончательные расходы и сроки оплаты.
• Оба документа имеют решающее значение для финансового успеха вашего бизнеса.
• Эта статья предназначена для владельцев бизнеса, которые хотят узнать больше о различиях между ценовыми предложениями и счетами-фактурами.

При ведении сервисного бизнеса двумя ключевыми компонентами ваших рабочих процессов являются информирование ваших клиентов о том, сколько будут стоить необходимые им услуги, а затем выставление им счетов за работу после ее завершения.

Предоставление официальных ценовых предложений и счетов-фактур — это профессиональный способ ведения вашего бизнеса. Они помогают вам и вашей компании быть организованными, поддерживать денежный поток и даже могут помочь в привлечении рефералов. Хотя квоты и счета-фактуры имеют некоторое сходство, они выполняют разные роли, поэтому важно понимать, что каждый из них представляет собой и когда их следует использовать.

Что такое цитата?

В прайс-листе указывается, сколько может стоить проект до начала каких-либо работ. Цитата больше, чем оценка. Предложение выдается после того, как вы или представитель вашей компании посетили объект или поговорили с заказчиком об их потребностях в проекте. Он включает в себя точную стоимость материалов, а также затраты на оплату труда, налоги и применимые скидки.

Официальная цитата, которая всегда предоставляется в письменном виде, должна включать следующее:

• Брендинг компании, который может быть напечатан на фирменном бланке компании или может включать ваш логотип и контактную информацию.
• Профессиональное приветствие, включая записку с благодарностью клиенту за уделенное время.
• Построчная детализация продуктов и услуг, запрошенных клиентом
• Дополнительные варианты продукта или услуги для информирования клиента о соответствующих предложениях, которые может предоставить ваша компания.

Ценовое предложение — это не тот документ, который нужно заполнить в спешке. Потратьте время, чтобы убедиться в отсутствии математических, орфографических или грамматических ошибок. Если они есть, вы и ваш бизнес выглядите непрофессионально.

Перед окончанием расчета соблюдайте следующие правила:

• Не предоставляйте цитату, если вы не можете предоставить продукты или услуги.
• Не экономьте на своих услугах. Несоответствие предложения и счета-фактуры может привести к спорам, которые могут привести к неуплате и удару по вашей репутации.
• Не думайте. Чем подробнее цитата, тем лучше.

Котировки продуктовЦитаты услуг

Прежде чем завершить предложение, убедитесь, что вы можете выполнить:

• Количество продукта
• Логистика
• Доставка
• Накладные расходы

При окончательном расчете стоимости услуг имейте в виду следующее:

• Стоимость аналогичных работ
• Сколько времени займут рутинные задачи, чтобы вы не подрывали свою работу
• Включите дополнительные расходы, такие как аксессуары для продукта и дополнительный труд.

Многие клиенты получат три предложения для более крупных работ. Вы можете быть склонны к снижению затрат, однако самое дешевое предложение не всегда является тем, которое выбирает клиент. Сосредоточьтесь на своих ключевых преимуществах и превзойдите ожидания ваших клиентов, чтобы ваше предложение выделялось.

Прежде чем приступить к работе, попросите клиента утвердить предложение, подписав его. В зависимости от объема работ вам также может потребоваться депозит (часть от общей суммы). Если требуется депозит, это должно быть указано в предложении, и должна быть предоставлена ​​квитанция для ведения учета.

Если объем работ значительно изменится, подумайте о том, чтобы написать новое предложение и попросить клиента утвердить изменения, прежде чем вы начнете. Наличие изменений в письменной форме может покрыть ваш бизнес в случае каких-либо расхождений или споров.

В ценовом предложении перечислены все расходы (материалы, рабочая сила и т. д.), связанные с выполнением проекта или работы для клиента. Он выдается до начала работ, но после разговора с заказчиком или посещения места проведения работ.

Рекомендации по предоставлению котировок

Будьте прозрачными.

Независимо от того, каким бизнесом вы занимаетесь, клиенты ценят то, что вы прозрачны в своих ценах. Это устанавливает профессионализм и доверие между бизнесом и клиентом и может быть полезным для рефералов.

Оставайтесь организованными с помощью программного обеспечения для котировок.

Подготовка официальных цитат может помочь вам отслеживать и сегментировать потенциальных клиентов. Если вы отвечаете за несколько расценок в день, используйте официальную форму расценок (предпочтительно электронную форму расценок, такую ​​как HouseCall Pro, Jobber или mHelpDesk), а не записывайте все на бумаге.

Когда придет время продолжить, вы будете знать, в какой день вы написали предложение, текущую контактную информацию для клиента и какие лиды с наибольшей вероятностью конвертируются в продажу. Кроме того, использование программного обеспечения для котировок может автоматизировать процесс последующих действий, поэтому вы можете тратить больше времени на отслеживание новых потенциальных клиентов и привлечение существующих клиентов.

Избегайте подрезать себя.

Электронная цитата полезна по нескольким причинам. Во-первых, если перечислить все платежи для клиента, вы не забудете о необходимых платежах, что впоследствии может привести к конфликту.

Или, возможно, клиент хочет изменить свой заказ. В несколько кликов вы можете создать индивидуальный заказ для утверждения клиентом. Вы даже можете использовать расценки для допродажи услуг, о которых клиент может не знать.

Если вы потратите время на подготовку профессионального коммерческого предложения, это поможет вам оставаться организованным, это может гарантировать, что вы не подорвете себя, и это создает возможность для потенциально дополнительных продаж клиентам.

Что такое счет-фактура?

Счет высылается после выполнения работ. В нем должно быть указано следующее:

• Счет-фактура или ссылочный номер
• Контактная информация компании
• Информация о клиенте
• Важные даты (дата выдачи, срок исполнения, дата доставки и т. д.)
• Прозрачные построчные затраты
• Налог с продаж (если применимо)
• Любые дополнения или кредиты
• Инструкции по оплате
• Условия просроченной оплаты

Вы должны отправить счет в течение 48 часов после завершения работы. Быстрое предоставление клиенту счета дает ему достаточно времени для оплаты и оспаривания любых расходов, которых они не ожидали.

Клиенты не всегда платят вовремя; поэтому определитесь с политикой просроченных платежей до того, как начнете писать предложения и счета. Если клиент не платит вовремя, вы можете взимать фиксированную плату за просрочку платежа или процентную ставку. Включите свою политику просроченной оплаты в ценовые предложения и счета, чтобы клиенты знали о штрафе, если они не заплатят вовремя.

Отправьте счет в течение 48 часов после завершения работы. Всегда указывайте политику компании в отношении оплаты (особенно политику просроченной оплаты), сроки оплаты, контактную информацию компании и принятые способы оплаты во всех счетах-фактурах.

Рекомендации по созданию счетов-фактур

Сделайте его бесшовным.

Когда вы отправляете счет, он должен быть мгновенно узнаваем для клиента, чтобы он знал, что это от вашего бизнеса и для чего он. Программное обеспечение для выставления счетов, такое как QuickBooks и Xero, может помочь вам интегрировать ваш брендинг в ваши счета.

Счет-фактура должен легко читаться и содержать достаточное количество пробелов. Чем лучше организованы ваши счета для клиентов, чтобы они могли читать и понимать, тем больше вероятность того, что вы получите оплату вовремя.

Оставайтесь профессиональными с клиентами, которые трудны.

Не каждый клиент будет вашим фаворитом, но это не может повлиять на то, как вы к ним относитесь. Если клиент отказывается платить или сообщает вам о несоответствии, сохраняйте спокойствие и подходите к ситуации с мышлением решения проблемы. Начните разговор и станьте посредником в процессе, чтобы получить оплату. Судебные иски должны быть последним средством.

Внимательно следите за своим денежным потоком.

Когда вы отправляете счет-фактуру сразу после того, как работа или заказ были выполнены, наметьте свой денежный поток. Уделяя время ежедневной выставлению счетов, вы не опоздаете и поможете получать оплату быстрее. Это также может гарантировать, что у вас есть дополнительные деньги на любые непредвиденные расходы, которые могут возникнуть, а также поможет вам сохранить свой ежемесячный бюджет.

Создайте бумажный след.

Когда клиент не платит, хорошо написанный, профессиональный счет и последующие действия могут служить бумажным следом. Чтобы клиент серьезно относился к вашему счету, он должен включать в себя общую сумму платежа, дату (даты) платежа, принятые способы оплаты, отмену, гарантии и проценты / штрафы за просрочку платежа.

Электронные счета-фактуры в этом случае предпочтительнее, так как легче доказать, что клиент получил их по тексту или электронной почте, а не по бумажному счету по почте.

Предлагайте несколько способов оплаты.

При отправке профессионального счета рассмотрите возможность предоставления клиентам нескольких вариантов оплаты. В то время как наличные отлично подходят для некоторых работ, не все могут платить наличными или чеком.

Платежи по кредитным и дебетовым картам удобны для растущего бизнеса. Кроме того, такие варианты онлайн-платежей, как PayPal, Venmo и Zelle, являются быстрыми и отслеживаемыми способами получения оплаты в электронном виде. Большинство этих услуг взимают плату. (Решите, будет ли ваша компания оплачивать эти сборы или учитывать стоимость этих сборов в счете-фактуре.

Включите благодарственное письмо.

Клиенты никогда не услышат благодарности в достаточной мере. Для крупных компаний лучше всего подойдет стандартное приветствие, например «Спасибо за ваш бизнес». Небольшие предприятия могут включать персонализированную заметку, относящуюся к конкретному продукту или услуге.

Кроме того, как только ваш клиент получит благодарственное письмо, у него будет подтверждение того, что его платеж прошел, и он может даже порекомендовать вас друзьям и семье.

Можете ли вы использовать цитату в качестве счета-фактуры?

Нет, предложение должно быть отправлено до начала любой работы. Предложения должны быть точными, но они могут увеличиваться или уменьшаться в зависимости от изменений объема работы или запросов клиентов по мере выполнения работ.

После завершения работ заказчику должен быть выставлен счет для получения окончательного платежа. Сумма в счете-фактуре должна совпадать с суммой в ценовом предложении. Однако, если в предложении были какие-либо изменения, в том числе изменения клиента или ошибка в ценообразовании с вашей стороны, эти несоответствия следует обсудить с клиентом до отправки счета.