Что нужно знать о кредиторской задолженности

• Кредиторская задолженность – это счета, которые компания должна оплатить. Это деньги, которые бизнес должен поставщикам за предоставленные товары и услуги.
• Некоторые примеры кредиторской задолженности включают услуги по уборке, униформу персонала, подписку на программное обеспечение и канцелярские товары. Кредиторская задолженность не включает заработную плату.
• Процесс расчета кредиторской задолженности состоит из трех этапов: покупка заказа, получение заказа и оплата счета поставщика.
• Эта статья предназначена для владельцев малого бизнеса, заинтересованных в настройке или оптимизации процессов своих бизнес-расходов.

«Кредиторская задолженность» — это бухгалтерский термин для денег, которые ваш бизнес должен поставщикам и поставщикам. Все счета и долги, кроме заработной платы, попадают в эту категорию, что делает ее важным аспектом любого бизнеса.

Чтобы ваш бизнес мог предоставлять неизменно точную финансовую информацию, вам нужна надежная система кредиторской задолженности. Оптимизированный и точный процесс расчета кредиторской задолженности поможет вашему бизнесу достичь краткосрочных и долгосрочных целей и финансового благополучия.

Мы рассмотрим процесс кредиторской задолженности и поделимся советами по отслеживанию кредиторской задолженности и доступу к бухгалтерским ресурсам.

Учет заработной платы обрабатывает все деловые расходы, связанные с заработной платой, включая компенсацию работникам, налоги на заработную плату, удержания федеральных пособий, выплаты пособий и другие отчисления.

Процесс кредиторской задолженности

Процесс учета кредиторской задолженности имеет решающее значение для общего финансового состояния бизнеса, включая его кредитный рейтинг. «Точность и полнота финансовых отчетов компании зависят от процесса расчета кредиторской задолженности», — отметил Гарольд Аверкамп, основатель и автор контента веб-сайта бухгалтерских консультаций AccountingCoach.com. «Эффективность и действенность процесса учета кредиторской задолженности также повлияет на денежную позицию компании, кредитный рейтинг и отношения с ее поставщиками».

Чтобы создать тщательный процесс расчета кредиторской задолженности, крайне важно понимать ключевые этапы.

1. Заказ на покупку: Чтобы инициировать процесс покупки, отдел закупок организации отправляет заказ на покупку поставщику.
2. Получение отчета: После того, как компания получила приобретенные товары или услуги, создается отчет о получении, в котором документируется отгрузка, включая любые проблемы и повреждения.
3. Счет поставщика: Наконец, поставщик создаст и отправит счет-фактуру для запроса оплаты за приобретенные и полученные товары или услуги. Когда компания получит счет, она отметит условия оплаты и обработает платеж в соответствии с этими условиями.

src= alt=”Tip” width=”75″ height=”75″ align=”left” data-content-img-id=”605102ad9c658add338b4567″ />Кончик: В то время как кредиторская задолженность представляет собой деньги, которые вы должны продавцам и поставщикам, дебиторская задолженность показывает, сколько денег вы ожидаете от неоплаченных счетов, что имеет решающее значение для денежного потока вашего бизнеса.

Отслеживание кредиторской задолженности

Многие малые предприятия отслеживают кредиторскую задолженность, иногда сокращенно A/P, ежемесячно. Однако по мере роста бизнеса рекомендуется еженедельно отслеживать кредиторскую задолженность. Повышенная частота помогает малым предприятиям воспользоваться любыми скидками за досрочную оплату, включенными в счета-фактуры, и разрешать кредиты в связи с возвратом запасов.

Вот несколько рекомендаций по отслеживанию кредиторской задолженности и обеспечению бесперебойной работы финансов вашего бизнеса:

• Ведите точный учет кредиторской задолженности. Ведите подробный учет кредиторской задолженности на случай споров об оплате, чтобы напомнить бизнесу о текущих или неоплаченных счетах или в качестве доказательства расходов во время налогообложения. Создавайте эти бухгалтерские отчеты вручную или с помощью бухгалтерского программного обеспечения.
• Используйте отличное программное обеспечение для бухгалтерского учета. Лучшее бухгалтерское программное обеспечение автоматизирует учет кредиторской задолженности и упрощает процесс. Он может планировать и отслеживать платежи, контролируя, кто имеет доступ к вашим финансовым данным. Это также может уменьшить количество ошибок и ускорить процесс расчета кредиторской задолженности.
• Будьте внимательны к деталям. Работа с кредиторской задолженностью требует особого внимания к деталям. Каждый счет должен быть проверен на точность, дату выставления счета и дату платежа. Детали счета-фактуры должны быть правильно введены в главную книгу или бухгалтерское программное обеспечение. Наем квалифицированных бухгалтеров и бухгалтеров помогает обеспечить точность.
• Ссылайтесь на оригиналы счетов-фактур. По возможности работайте с исходным счетом-фактурой. Некоторые счета отправляются в электронном виде. Чтобы избежать ошибок и свести к минимуму путаницу с электронными счетами-фактурами, распечатайте счет-фактуру и отправьте исходное электронное письмо.
• Стандартизируйте свое соглашение об именах. Каждый раз используйте одно и то же соглашение об именовании или систему. Следуйте согласованному воспроизводимому процессу каждый раз, когда вы назначаете номер счета в своей системе. Определите метод, например, используя начальные нули, и придерживайтесь его.
• Вводите каждый счет отдельно. Вводите каждый счет отдельно, включая несколько ежемесячных счетов от одного и того же поставщика. Если есть спор, вы захотите легко найти его в своей системе.
• Получите одобрение всех счетов-фактур. Прежде чем вводить счет, получите одобрение от соответствующего лица. Утверждающая сторона не должна быть сотрудником, вводящим счет-фактуру. В идеале, держите эти назначения ролей отдельными и четкими. Однако, если вы являетесь индивидуальным предпринимателем, который ведет свои бухгалтерские книги, это может оказаться невозможным. В этом случае убедитесь, что у вас есть четкий процесс утверждения и входа. Ведите подробные записи процессов для поддержки каждой роли, чтобы вы были готовы делегировать или передать эту задачу на аутсорсинг по мере роста вашего бизнеса.
• Ищите скидки за раннюю оплату, чтобы сэкономить деньги. Скидки могут суммироваться в течение 12 месяцев. Некоторые продавцы предлагают небольшую скидку — обычно процент от общей суммы к оплате — в обмен на более раннее получение платежа. Если вы обычно группируете все свои счета к оплате для одновременной проверки и оплаты, подумайте о новой системе. Найдите систему, которая позволяет быстрее выявлять, помечать, регистрировать и оплачивать счета со скидками.

Денежный поток жизненно важен для малого бизнеса. Надежная система мониторинга и оплаты кредиторской задолженности дает вам четкое представление о ваших расходах и доходах, что позволяет принимать более эффективные бизнес-решения.

Некоторые люди изначально путают кредиторскую и дебиторскую задолженность. В то время как дебиторская задолженность — это деньги, которые вам будут платить другие, кредиторская задолженность — это то, что вы должны своим поставщикам.

Примеры кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность включает в себя выставление счетов B2B. Ваша компания должна платить другой компании за товары или услуги, которые она предоставляет. Вот несколько примеров ситуаций с кредиторской задолженностью:

• Услуги по уборке: Одним из примеров кредиторской задолженности является ситуация, когда компания А нанимает компанию Б для удовлетворения своих потребностей в уборке. В этом примере компания А должна регулярно отправлять платежи компании Б в обмен на быстрые и надежные услуги по уборке.
• Униформа персонала: Другим примером кредиторской задолженности является случай, когда компания нанимает другую компанию для производства униформы для своих сотрудников. Это пример повторяющихся или периодических деловых расходов. Текучесть кадров, утеря или порча униформы потребуют дополнительных распоряжений. В этом примере Бизнес Б выставляет счет Бизнесу А, когда он получает новый заказ, а затем отдел дебиторской задолженности Бизнеса А обрабатывает платеж.
• Офисные принадлежности: Многие компании закупают канцелярские товары оптом и настраивают автоматические заказы в зависимости от частоты использования, чтобы гарантировать, что у них никогда не закончатся предметы первой необходимости. У этих владельцев бизнеса часто есть незавершенные платежи своим компаниям, занимающимся канцелярскими товарами, чтобы обеспечить эффективный рабочий процесс.
• Санитария: Многие предприятия платят другим предприятиям за вывоз их мусора и вторсырья. Эти услуги, как правило, еженедельно.

Наймите бухгалтера для малого бизнеса, который сможет распознать красные флажки в процессе вашей кредиторской задолженности и оптимизировать финансы вашего бизнеса.

Дополнительные бухгалтерские ресурсы

Дополнительную информацию о работе с кредиторской задолженностью можно найти в следующих статьях:

Адам Узиалко внес свой вклад в подготовку и написание этой статьи.