Советы профессионалов по выставлению медицинских счетов и сборов платежей

Когда мы представляем себе успешную медицинскую практику, мы можем думать о качестве медицинской помощи и уровне квалификации практикующих врачей. Выставление счетов – это не тот аспект бизнеса, который обычно приходит на ум. Однако для организаций здравоохранения есть несколько частей повседневной деятельности, более важных, чем выставление счетов. Какими способами ваша практика может наилучшим образом минимизировать потери и обеспечить своевременную и полную оплату уже выполненной работы? Следование приведенным ниже советам может помочь, а также использование высококлассного программного обеспечения для выставления счетов за медицинские услуги.

Как продолжается процесс выставления счетов за медицинские услуги

Закодированные претензии затем вводятся в программное обеспечение для практического управления, проверяются на точность, загружаются в расчетный центр и передаются отдельным страховым компаниям. Страховщики либо принимают требование к выплате, либо отклоняют его. Вы можете отслеживать все претензии вашей практики по мере их прохождения через процесс принятия решения плательщиком. В ходе этого процесса плательщики решают, какую сумму денег (если таковая имеется) вам возместить.

Платежи поступают от перевозчиков, а остатки переводятся либо вторичному перевозчику, либо пациенту. Все отклоненные, неоплаченные или частично оплаченные претензии должны быть незамедлительно обработаны выставителем медицинских счетов для обеспечения оплаты.

«Общая цель процесса подачи претензий и управления дебиторской задолженностью состоит в том, чтобы максимально сократить период взыскания задолженности», — сказала Андрия Джейкобс, главный операционный директор PCG Software и дипломированная медсестра. «Сведение к минимуму оставшихся дней до оплаты… способствует четкому потоку доходов».

Подробную информацию обо всех этих шагах можно найти в нашем подробном руководстве по выставлению медицинских счетов и кодированию.

2. Посмотрите на картину в целом.

Как только вы поймете, как работает выставление счетов, пришло время изучить более широкие проблемы, которые могут повлиять на ваш процесс выставления счетов, и определить подход, который лучше всего подходит для вашей практики.

«Многие практики часто смотрят только на общий объем платежей или количество отклоненных претензий, но они не углубляются в оценку того, насколько эффективен их процесс выставления счетов», — сказала Эрика Вудворд Стрик, старший директор по операциям и успеху клиентов в КорроХэлс. «Тщательный анализ выставления счетов по ключевым показателям эффективности, сопоставление с отраслевыми стандартами и создание стратегии управления доходами имеют важное значение для долгосрочного успеха медицинской практики».

«Глядя на общую картину, нужно быть в курсе отраслевых и нормативных тенденций и понимать, как они могут повлиять на состояние цикла доходов вашей медицинской практики», — добавил Стрик.

Вам необходимо оценить весь процесс выставления счетов, а не только общие платежи и отклоненные претензии.

3. Инвестируйте в обучение персонала.

После того как вы создадите стандартизированный и измеримый процесс выставления счетов, вам понадобятся должным образом и тщательно обученные сотрудники для его реализации. Никогда не стоит экономить на этом шаге или полагать, что только сотрудник, подающий претензии, нуждается в обучении.

«Здоровый цикл получения доходов начинается с хорошо обученного персонала стойки регистрации, у которого есть инструменты для проверки права пациентов на льготы и возможности собирать балансы пациентов во время обслуживания», — сказал Роу.

По словам Крейга Феррейры, основателя и генерального директора Survival Strategies, также полезно создать блок-схему точных шагов по выставлению счетов и сбору платежей.

«Четко опишите действия, которые предпринимаются на каждом этапе блок-схемы», — сказал Феррейра. «Назначьте достаточное количество подходящего персонала для выполнения каждой работы и обучайте, обучайте, обучайте их».

4. Обращайте внимание на детали при подаче претензий.

Претензии, поданные неправильно, не будут оплачены, поэтому потратьте время, чтобы убедиться, что все коды указаны правильно и все требования соблюдены.

«Хотя правила HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования) и ACA (Закон о доступном медицинском обслуживании) кодифицировали принятие национальных стандартов для электронных медицинских транзакций, наборов кодов и уникальных идентификаторов здоровья, все еще остаются миллионы правил и поправок, которые должны учитываться при выставлении счетов по каждой строке претензии», — сказал Джейкобс.

«Само собой разумеется, что полная информация важна», — сказала Синди Энес, исполнительный вице-президент по консалтингу COPE Health Solutions. «Отправка претензии правильному плательщику имеет решающее значение, хотя в среде делегированного плательщика может быть сложно определить, какой плательщик, несущая риск медицинская группа или план медицинского страхования несет ответственность за оплату. Это может привести к задержке, поскольку заявления меняются туда-сюда».

По словам Стивена Дарта, вице-президента по разработкам компании AdvancedMD, важно также регулярно проверять претензии, что включает в себя выявление и исправление ошибок в кодах выставления счетов.

«Этот процесс приводит к более чистым искам, сокращению отказов и улучшению взаимодействия с плательщиками», — сказал Дарт. «Если сделать это правильно с самого начала и разрешить несколько типов изменений в претензии до того, как она будет отправлена ​​​​поставщикам, (практика) будет более эффективной и добьется большего успеха в возмещении расходов».

Процесс очистки претензий автоматизирован и обычно доступен через часть медицинского программного обеспечения для выставления счетов. Эти платформы могут повысить уровень принятия претензий на первом этапе.

5. Вовлеките пациента в процесс.

Создание максимально комфортных условий для пациентов может оказать положительное влияние на процесс выставления счетов и получения платежей. Медицинские практики, которые устанавливают прочные отношения и создают открытые каналы связи с пациентами, имеют больше шансов собрать точную информацию о страховщиках и понять пациентами свои финансовые обязанности.

«Многие пациенты и их семьи никогда не проверяют свои доказательства страхового покрытия и не понимают финансовых последствий доплат и таких условий страхования, как «франшиза» или «общая сумма личных расходов», — сказал Джейкобс.

В результате ответственность за четкое объяснение оплаты и личных финансовых обязательств часто ложится на сотрудников медицинской практики. Поскольку пациенты берут на себя большую часть финансового бремени своего здравоохранения, как никогда важно проверить свои страховые выплаты и предоставить информацию о стоимости, прежде чем оказывать какие-либо услуги.

«Предварительное наличие этой информации создает прозрачность и доверие между медицинским персоналом и пациентом, что может помочь избежать дорогостоящих ошибок при выставлении счетов в дальнейшем», — пояснил Стрик.

Также важно иметь хорошие отношения с пациентами при работе с отказами страховых компаний и при принятии последующих мер.

«Иногда лучшим защитником является участник или страхователь страхового полиса, — говорит Сунни Паттерсон, президент RMK Holdings Inc. — Трехсторонние переговоры обычно приводят к положительному результату и очень эффективны».

6. Используйте технологии на полную мощность.

Технологии могут сыграть центральную роль в оптимизации процесса выставления счетов. По сути, технология может предоставить пациентам несколько способов оплаты посредством бесперебойных цифровых транзакций. Новые технологии, такие как передовое медицинское программное обеспечение, могут соединить различные отделы медицинской практики и создать более непрерывный поток информации между врачами, персоналом и администраторами.

«Некоторые медицинские программные системы также могут помочь автоматизировать этапы процесса выставления счетов, например, предлагать медицинские коды и проверять медицинские заявления на соответствие общим правилам страховых плательщиков на возмещение», — сказал Стрик.

«Автоматизируя как можно больше шагов в интегрированных клинических и административных рабочих процессах практики, поставщик услуг сэкономит время персонала и избежит нежелательных сюрпризов в виде отказов, дисквалификации или большей, чем ожидалось, ответственности пациента», — добавил Дарт.

Дарт отметил, что это включает в себя использование электронных медицинских записей, автоматизацию проверок демографических данных и планов медицинского страхования, использование технологии очистки претензий и внедрение приложений самообслуживания пациентов, таких как функции портала, электронные выписки, точки доступа к цифровой связи и интегрированные платежи по кредитным картам.

7. Хорошо знайте своих перевозчиков и еще лучше свои контракты.

Поддерживая последовательные и открытые каналы связи со страховыми компаниями пациентов, вы закладываете основу для оперативного решения проблем, когда они возникают.

«Наличие представителя плана медицинского страхования, который отвечает за решение практических вопросов, очень полезно, и стоит развивать заботливые и коллегиальные отношения», — сказал Джейкобс.

Джейкобс также рекомендует руководству практики регулярно проверять сборы, платежи и сборы 10 крупнейших операторов связи. «Это контракты, которые приносят наибольший доход, и любые проблемы оказывают большее влияние на общий доход».

Будучи в курсе последних законов о здравоохранении, федеральных и государственных постановлений и договоров со страховщиками, вы также можете защищать свою практику и своих пациентов, когда сталкиваетесь с отказами.

«Снимите розовые очки и осознайте, с чем имеете дело», — сказал Феррейра. «Знайте свои контракты и требуйте их выполнения от своих плательщиков. При разговоре со страховыми компаниями получите ссылочный номер для телефонного звонка. Не бойтесь подниматься по служебной лестнице».

8. Поймите, как соображения эпохи COVID-19 изменили выставление счетов за медицинские услуги.

COVID-19 радикально изменил ситуацию в сфере здравоохранения, и в ответ на это изменились процедуры медицинского кодирования, особенно в том, что касается телездравоохранения. Центры услуг Medicare и Medicaid (CMS) внесли указанные ниже изменения, срок действия некоторых из которых может истечь в конце 2024 года.

• Телездравоохранение предлагается пациентам без географических или географических ограничений.
• Телездравоохранение теперь может сообщать о большем количестве услуг.
• Отчеты об кабинетах телемедицинской оценки и управления и других амбулаторных посещениях теперь можно регистрировать на основе времени или принятия медицинских решений.
• Добавлены новые коды телемедицины CMS.
• Право на телемедицину предоставляется большему числу квалифицированных медицинских работников.
• Новые и существующие пациенты могут обращаться за телемедицинскими услугами.

Во время чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, вызванной COVID-19, бенефициары Medicare имели право на бесплатное тестирование на COVID-19 и соответствующие посещения. Это правило прекратило свое действие вместе с чрезвычайной ситуацией в области общественного здравоохранения в мае 2023 года.

9. Рассмотрите возможность использования надежной биллинговой компании.

Если вы обнаружите, что отстаете в выставлении счетов или не соблюдаете действующие правила, вы можете рассмотреть возможность передачи всего или части выставления счетов сторонним специалистам.

«Я рекомендую использовать биллинговую компанию, имеющую размер и влияние, которая готова быть «скрипучим колесом», получающим смазку — и деньги», — сказал Энес. «Найдите компанию, которая действительно защищает тех, кто действительно лечит пациентов».

Медицинские компании, выставляющие счета, находятся в курсе правил выставления счетов и могут быть идеальным ресурсом для небольших практик, чтобы обеспечить правильную подачу претензий. Они также освобождают ваших сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на работе, более важной для вашей основной миссии.

«Передавая некоторые утомительные задачи, такие как отслеживание непогашенных претензий страховщиков или распечатку и отправку выписок пациентов по почте, компании, которая специализируется на управлении медицинскими счетами, практика может сэкономить время и ресурсы персонала», — сказал Стрик.