Программное обеспечение для отслеживания квитанций, которое стоит рассмотреть для вашего бизнеса

Владельцам малого бизнеса приходится быстро и эффективно обрабатывать отчеты о поступлениях и расходах. Эти документы могут существенно повлиять на ваш баланс и важные обязанности, такие как годовые налоги. Приложения для квитанций позволяют фотографировать квитанции и создавать цифровые копии для удобного хранения. Правильное приложение для квитанций предотвратит потерю квитанций и избавит вас от необходимости копаться в куче квитанций в сезон налогов.

Лучшие приложения для отслеживания чеков

Доступны многочисленные приложения для отслеживания квитанций; они варьируются от бесплатных с ограниченными функциями до продвинутых решений, требующих ежемесячной подписки. Попросив владельцев бизнеса дать рекомендации, мы выделяем шесть вариантов с функциями и возможностями, которые подойдут различным типам бизнеса и профессионалам. (Читайте соответствующую статью: Изучите различные типы учета)

1. Expensify — популярное универсальное решение для отслеживания квитанций.

Цены: От 5 долларов США за пользователя в месяц.

В наших разговорах с владельцами малого бизнеса имя Expensify всплывало чаще всего.

«Expensify отлично справляется с предварительной организацией квитанций, но вы также можете организовать их по своему вкусу в приложении», — отметила Таня Шульц, тренер по финансовой свободе в The Money Life Coach. «Он делает для меня большую тяжелую работу, он очень прост и быстр в использовании, поэтому мне не приходится целыми днями составлять отчеты о расходах или налоги».

Стоимость услуги начинается с 5 долларов США за пользователя в месяц для команд до 10 сотрудников. Для более крупных команд Expensify стоит 9 долларов на пользователя в месяц. Все планы имеют мощные функции, такие как автоматические отчеты о расходах и мониторинг кредитных карт компании. Большинство опрошенных нами профессионалов сочли это выгодной инвестицией из-за ее автоматизированной функциональности.

«Для пользователей Expensify ручной ввод остался в прошлом благодаря технологии SmartScan, которая автоматически сканирует, вводит и отслеживает бизнес-расходы», — объяснил Янив Масджеди, директор по маркетингу Nextiva. «Однако его уникальное торговое предложение заключается в том, что оно может автоматизировать любой возможный учет расходов, если это соответствует текущим возможностям программного обеспечения, включая расчетный пробег вашего автомобиля с использованием чудес GPS».

2. Rydoo — это недорогой облачный вариант отслеживания квитанций.

Цены: От 10 долларов США за пользователя в месяц.

Брайан Патрик, эксперт по дому и генеральный директор Pest Strategies, полагается на Rydoo для отслеживания расходов своей компании.

«Rydoo — лучший инструмент для отслеживания квитанций, поскольку он облачный, недорогой, многофункциональный, имеет возможности сканирования OCR (оптическое распознавание символов) и позволяет предприятиям ограничивать доступ в соответствии с ролями и обязанностями сотрудников», — сказал Патрик.

Счета за планы выставляются ежегодно и начинаются с 10 долларов США за пользователя в месяц для плана Essentials, который позволяет использовать пять пользователей. План Pro стоит 12 долларов за пользователя в месяц; для планов Business и Enterprise предусмотрены индивидуальные цены. Все планы включают сканирование OCR и отчеты о расходах на пробег для обеспечения точного возмещения пробега. План Pro также включает в себя такие функции, как расширенные правила политики расходов и возможности суточных. (Читайте соответствующую статью: Определение бухгалтерского учета для бизнеса)

3. AutoEntry упрощает сканирование и организацию квитанций.

Цены: От 12 долларов в месяц

Глен Уайлд, генеральный директор и основатель компании Diet to Success, сказал, что AutoEntry, которая синхронизируется со многими лучшими бухгалтерскими программными платформами, более чем удовлетворяет потребности его компании в отслеживании квитанций.

«В настоящее время я использую AutoEntry для управления и систематизации всех моих квитанций», — сказал Уайлд. «Он хорошо синхронизируется с наиболее популярными бухгалтерскими программами. Я могу сканировать квитанции и счета-фактуры и за считанные секунды получить цифровую копию на своем телефоне. После загрузки система автоматически извлекает числа и вводит их в систему. Ручной ввод не требуется. Это огромный плюс, потому что даже самая маленькая человеческая ошибка может полностью поставить под угрозу точность и привести к огромным ошибкам. Это большое преимущество для человека вроде меня, который не умеет хорошо подсчитывать цифры».

AutoEntry использует кредитную модель ценообразования, которая оплачивается как ежемесячная подписка. Это означает, что вы платите за кредиты, которые будут использоваться для счетов (один кредит), счетов с извлеченными позициями (два кредита), банковских выписок (три кредита на страницу) и так далее. Неиспользованные кредиты переносятся на следующий месяц, но только на три месяца.

Планы варьируются от уровня Bronze, который стоит 12 долларов США в месяц за 50 кредитов, до уровня Sapphire, который стоит 450 долларов США в месяц и включает 2500 кредитов.

4. Shoeboxed добавляет аналитику данных к своим функциям отслеживания квитанций.

Цены: От 18 долларов в месяц

Shoeboxed использует комплексный подход к загрузке, организации и использованию данных квитанций. Вы можете отправлять бумажные квитанции по почте или использовать приложение для телефона, чтобы загрузить их в цифровом виде. В любом случае, Shoeboxed проведет профессиональный анализ информации о вашей квитанции.

Кроме того, вы можете использовать инструменты Shoeboxed для каталогизации и систематизации своих квитанций. Вы можете придерживаться рекомендаций по умолчанию или персонализировать опыт.

Shoeboxed работает по модели подписки. Самый низкий уровень начинается с 18 долларов в месяц. Вы можете добавлять услуги и емкость через два дополнительных уровня, максимальная сумма которых составляет 54 доллара США в месяц.

Хотя стоимость Shoeboxed конкурентоспособна, это не самая дешевая доступная услуга. (Прочтите соответствующую статью: 7 лучших приложений для бухгалтерского учета для малого бизнеса)

5. Smart Receipts позволяет отслеживать квитанции у вас на ладони.

Цены: Бесплатно

Большинство пакетов программного обеспечения для получения чеков поставляются с приложением для смартфона. Однако Smart Receipts превращает ваш телефон в мобильный сканер. Благодаря возможности создавать отчеты в формате CSV, PDF и ZIP вы можете организовать данные квитанций в соответствии со своими предпочтениями. Вы можете загружать свои данные в приложения для отслеживания расходов, бухгалтерские отчеты и многое другое со своего телефона.

Приложение доступно бесплатно в магазинах Google Play и Apple App Store. Некоторые функции защищены платным доступом, но, учитывая все обстоятельства, бесплатное приложение, которое позволяет оцифровывать и отслеживать квитанции, имеет большой потенциал.

6. Wave Receipts упрощает отслеживание расходов.

Цены: 8 долларов США в месяц или 72 доллара США в год (6 долларов США в месяц)

Wave Receipts фокусируется на более узком диапазоне функций, чем другие инструменты организации квитанций. С помощью Wave Receipts вы можете сканировать квитанции где угодно с помощью телефона. Встроенные инструменты мобильного приложения позволяют легко отслеживать расходы.

Однако вы не найдете расширенной аналитики. Wave Receipts обслуживает стартапы и малый бизнес. Приложение призвано упростить отслеживание расходов, чтобы сделать его более доступным, а не предоставлять подробные финансовые данные. Вы можете объединить Wave Receipts с другими приложениями Wave, такими как Wave Financial, чтобы создать полный пакет программного обеспечения. Wave также предлагает программное обеспечение для расчета заработной платы, которое поможет вам автоматизировать подачу налоговой декларации по федеральным налогам и налогам штата.

Прочтите наш обзор Wave Financial, чтобы узнать о бесплатном программном обеспечении для бухгалтерского учета этой компании.