Как уволить удаленного сотрудника

Увольнение сотрудников удаленно становится все более распространенным по мере увеличения удаленной работы. Как и любое увольнение, этот процесс непрост. Чтобы защитить свой бизнес от негативной юридической реакции, крайне важно тщательно изучить процесс и понять лучшие практики удаленного завершения.

Процесс увольнения удаленного сотрудника включает в себя тщательную подготовку, хорошо проведенное совещание по увольнению и последующие действия после увольнения.

Как подготовиться к удаленному увольнению сотрудника

Если вы решили уволить удаленного работника, вы должны тщательно подготовиться к процессу увольнения и его последствиям. Вот несколько важных шагов, которые необходимо предпринять.

1. Убедитесь, что прекращение действия является юридически обоснованным.

Теоретически при трудоустройстве по собственному желанию уволить сотрудника можно в любой момент. Однако этот процесс более тонок. Чтобы избежать судебного иска о неправомерном увольнении, сотрудничайте со своим отделом кадров и юридической командой, чтобы убедиться, что все необходимые шаги выполняются.

Рассмотрите следующие юридические вопросы, которые вы и ваша команда должны тщательно изучить:

• Государственные законы: Ваш штат может не разрешить увольнение по собственному желанию или потребовать предварительного предупреждения или выходного пособия. Или вы можете жить в штате, где требуется Соглашение о добросовестности – то есть решение об увольнении должно демонстрировать справедливую причину, а не злой умысел. Кроме того, в Нью-Йорке, Калифорнии, Колорадо, Северной Дакоте и Луизиане приняты законы, запрещающие увольнение сотрудников за действия в свободное от работы время (при условии, что это законно). Некоторые ситуации очевидны; другие могут быть сложными.
• Специальная защита: Есть ли у сотрудника особые меры защиты, которые следует учитывать? Например, есть ли у них инвалидность, которую, по их словам, вы не учли?
• Соответствующая документация: Убедитесь, что у вас есть юридически обоснованная документация, связанная с прекращением действия соглашения. Например, задокументированы ли у вас все процедуры дисциплинарных мер и попытки исправления ситуации?
• Причитающиеся льготы: Какую компенсацию следует выплатить работнику? Будут ли они иметь право на страхование по безработице?
• Вопросы безопасности труда: Существует ли письменный, устный или подразумеваемый трудовой договор, обеспечивающий гарантию занятости? Например, руководитель мог бы сказать, что у сотрудника есть работа, если он «приходит вовремя». Или формулировка «гарантии занятости» в руководстве для сотрудников неясна и открыта для интерпретации. Суды могут истолковать данные обстоятельства в пользу увольняемого работника.
• Проблемы Союза: Является ли сотрудник членом профсоюза и есть ли вопросы, которые вы должны решить перед увольнением?
• Защита государственной политики: Каковы меры защиты государственной политики вашего штата? Они могут включать в себя запрет на увольнение по причине дискриминации, информирование о нарушениях, подачу исков о компенсации работникам или отказ удовлетворить просьбу компании о выполнении незаконной деятельности.
• Вопросы об условиях труда: Закон о национальных трудовых отношениях 1935 года запрещает увольнения, если сотрудники участвовали в согласованных (более чем одной) мероприятиях по улучшению условий труда.

Проявите должную осмотрительность, чтобы убедиться, что вы находитесь на прочной юридической основе при увольнении сотрудника, будь то удаленно или лично.

2. Определите, когда следует закрыть доступ сотрудника к технологиям.

Вместе со своим ИТ-отделом запланируйте день и время закрытия онлайн-доступа сотрудников к приложениям и учетным записям, включая их электронную почту, учетную запись Microsoft 365 или Google Workspace, а также другие инструменты удаленной работы. Убедитесь, что ваша ИТ- или административная команда готова удалить профиль человека с вашего бизнес-сайта и разорвать все официальные онлайн-связи между вашей компанией и сотрудником.

3. Решите, кто будет присутствовать при стрельбе.

Вам нужно будет назначить представителя для удаленного собрания, на котором вы уволите сотрудника. Как правило, наиболее подходящим представителем является непосредственный руководитель сотрудника. Вы также должны решить, кто еще будет присутствовать на собрании. Например, вам следует включить в список представителя отдела кадров и, возможно, юриста, чтобы обеспечить соблюдение требований кадрового учета.

Присутствие на заключительном собрании более одного человека — хорошая идея по нескольким причинам. Во-первых, вы сообщите, что увольнение сотрудника было коллективным решением. Кроме того, у вас будут свидетели, которые смогут подтвердить процессы и процедуры увольнения.

4. Начните составлять официальное письмо об увольнении.

В вашем письме об увольнении должно быть четко указано, что сотрудник увольняется, и указаны любые компенсации или льготы, которые он может получить. Оно должно дать понять, что решение необратимо.

Это письмо является важным документом по нескольким причинам:

• Его тон и содержание усиливают сообщение о том, что трудовые отношения закончились.
• Оно может стать доказательством в суде.
• Если написано неправильно, уволенный сотрудник может разместить выдержки из контекста в социальных сетях, нанеся ущерб репутации вашей компании.

Вы должны тщательно сформулировать свое письмо об увольнении, в зависимости от того, почему вы увольняете сотрудника (см. ниже). Например, указание конкретной причины увольнения, например, прогула, может заставить сотрудника занять оборонительную позицию и потенциально сделать публичные заявления о несправедливости. Кроме того, избегайте цитирования отзывов о работе сотрудников в поддержку своего решения об увольнении сотрудника.

Вместо этого обычно лучше сохранять общие и расплывчатые формулировки, если только не было явного нарушения контракта с сотрудником. Например, вы можете сказать: «Увольнение с работы отвечает интересам бизнеса». Это заявление является достоверным, дипломатичным и лаконичным. Это избавит вас и сотрудника от затянувшегося и потенциально раздражающего разговора, который может распространиться на других ваших сотрудников или социальные сети.

Вам также следует составить отдельное письмо о прекращении льгот, чтобы точно объяснить, какие льготы теряет сотрудник.

5. Завершите сценарий письма об увольнении.

По юридическим и логистическим причинам ваше письмо об увольнении должно следовать установленному сценарию; вам также нужно будет подготовить стандартные ответы на то, что может сказать сотрудник.

Сценарий письма об увольнении будет отличаться в зависимости от обстоятельств, при которых вы увольняете сотрудника:

Сценарий прекращения действия по причине

Сценарий прекращения по причине должен указывать конкретную причину, ведущую к прекращению. Эта причина будет связана с первоначальным трудовым договором работника, в котором указано, что можно и что нельзя делать в рамках работы. В этом случае сценарий должен определить, как сотрудник нарушил договор.

Скрипт прекращения по желанию

Сценарий прекращения по желанию не требует указания конкретной причины. Возможно, было бы разумно объяснить причину расторжения договора, но это фундаментально отличается от указания на нарушение договора.

Также важно отметить, что прекращение действия по желанию является законным только в определенных штатах. Штаты, в которых нет возможности трудоустройства по собственному желанию, могут создавать юридические препятствия для увольнения, которые вы должны учитывать в сценарии.

6. Решите, как вы поделитесь новостью об увольнении.

В зависимости от человека и его роли в вашей компании, вам может потребоваться опубликовать внутреннее заявление для вашей команды. Избегайте подробностей о том, почему вы уволили сотрудника. Вместо этого сообщите своим сотрудникам, что этот человек больше не работает в компании и что вы цените его вклад.

Возможно, вы захотите запланировать последующие виртуальные встречи с теми, кто тесно сотрудничал с ушедшим сотрудником, для обсуждения переназначения проекта и других вопросов.

7. Соберите все материалы, необходимые для удаленного завершения.

Подготовьте следующие документы, материалы и информацию, которыми можно поделиться с увольняемым сотрудником:

• Пакеты КОБРА: Сотрудники, имеющие медицинскую страховку, имеют право продолжить страхование после увольнения в соответствии с COBRA, федеральным законом, который обеспечивает защиту для медицинского страхования. Подготовьте для сотрудника необходимую информацию о страховке COBRA.
• Контрольный список имущества компании: Вы должны отметить, какие устройства и имущество принадлежат компании, а что — физическому лицу. Контрольный список имущества компании предотвратит путаницу и разрешит споры. Возможно, вы уже включили этот контрольный список в свое руководство для сотрудников, а также можете сослаться на него в письме об увольнении.
• Выходное пособие: Не все увольнения заслуживают выходного пособия. Однако при необходимости вы должны быть готовы оформить увольнение немедленно или в соответствии с условиями трудового договора.
• Официальное подтверждение прекращения: Обычно сотрудник подписывает форму, подтверждающую прекращение трудовых отношений и выполнение всех связанных с ним контрактов. Если прекращение происходит удаленно, необходима цифровая форма этого подтверждения.