Законы о биометрических часах, которые следует знать

Было время, когда использование отпечатков пальцев или сканирования лица на рабочем месте было ограничено для особо секретных должностей или сверхсекретных государственных должностей. Однако сегодня биометрия становится все более распространенной во всех видах бизнеса. Использование биометрии в системах учета рабочего времени способствует увеличению сбора биометрических данных на рабочих местах.

Примечание редактора: Ищете подходящую систему учета рабочего времени для вашего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

Однако по мере того, как биометрические системы учета рабочего времени становятся все более распространенными, возникают многочисленные юридические проблемы. Хотя в настоящее время лишь в нескольких штатах действуют законы, регулирующие использование организациями биометрических данных на рабочем месте, в ближайшее время многие штаты, скорее всего, примут свои собственные законы.

Работодатели нередко отслеживают время, посещаемость и даже местоположение сотрудника. Однако перед этим владельцы бизнеса должны соблюдать законы о мониторинге сотрудников.

Действующие законы о биометрической системе учета рабочего времени

В некоторых штатах действуют специальные законы, касающиеся использования биометрических данных на рабочем месте, например, сканирования пальцев или сетчатки глаза, которые обычно используются программами учета рабочего времени. Даже если вы не работаете в штате, где действуют законы, посмотрите, есть ли какие-либо законы, находящиеся на рассмотрении. (Читайте соответствующую статью: Как программное обеспечение учета рабочего времени улучшает планирование смен)

«Самая острая юридическая проблема сейчас заключается в том, что несколько штатов приняли законы, которые регулируют, как компании могут собирать, хранить и раскрывать биометрическую информацию, и аналогичный закон находится на рассмотрении во многих других штатах», — сказала Лорен Даминг, сотрудник юридической фирмы Greensfelder.

Вот краткий список штатов с законами о биометрической системе учета рабочего времени:

• Иллинойс: Иллинойс был первым, кто одобрил закон по этому вопросу. Законодатели штата Иллинойс приняли Закон о конфиденциальности биометрической информации (BIPA) в 2008 году. Закон штата Иллинойс требует от предприятий получения согласия перед сбором биометрических данных и регулирует, как данные раскрываются, получают прибыль, защищаются и сохраняются.
• Техас: Техас последовал этому примеру в 2009 году, приняв закон, который требует от предприятий получения согласия, если они продают, сдают в аренду или раскрывают биометрическую информацию. Закон определяет, как биометрическая информация должна храниться и защищаться. Он также требует, чтобы биометрические данные были уничтожены в течение одного года с момента их сбора.
• Вашингтон: В 2017 году Вашингтон принял закон, определяющий, как можно собирать, хранить и использовать биометрическую информацию. Он также более конкретно определяет содержание и деятельность, которые он регулирует; в отличие от штата Иллинойс, закон не предусматривает частного права на иск.
• Калифорния: В 2018 году вступил в силу Калифорнийский закон о конфиденциальности потребителей, регулирующий биометрические данные как «физиологические, биологические или поведенческие характеристики… которые могут использоваться для установления индивидуальной личности». Широкое определение биометрических данных, данное в законе штата Калифорния, включает в себя радужную оболочку, сетчатку, отпечатки пальцев, лицо, руки, ладони и вены, а также запись голоса.
• Нью-Йорк: В 2021 году вступил в силу закон Нью-Йорка о конфиденциальности биометрических данных, регулирующий сбор и использование биометрической информации «коммерческими учреждениями». Эти учреждения должны размещать заметные вывески и не могут получать прибыль от каких-либо транзакций биометрической информации. Филип Гордон, сопредседатель группы практики конфиденциальности и безопасности данных Littler Mendelson, заявил, что интерпретация закона запрещает нью-йоркским предприятиям требовать от сотрудников сдачи отпечатков пальцев. «Министерство труда Нью-Йорка истолковало этот закон в неофициальном письме-заключении как применимое к требованию, чтобы сотрудники прикасались пальцем к сканеру биометрических часов», – сказал Гордон.
• Арканзас: В Арканзасе также действует закон о биометрических данных, в котором принята поправка к кодексу штата, которая определяет биометрические данные как «отпечатки пальцев, отпечаток лица, сканирование сетчатки или радужной оболочки, геометрию руки, анализ голосовых отпечатков, дезоксирибонуклеиновую кислоту (ДНК) или любые другие уникальные данные». биологические характеристики».

Вам также необходимо обеспечить соблюдение вашего бизнеса федеральными и государственными законами о питании и отдыхе.

Биометрические судебные иски на рабочем месте

В Иллинойсе наблюдается наибольшая активность в отношении биометрического законодательства, поскольку, в отличие от Техаса и Вашингтона, он имеет частное право на иск.

«Закон штата Иллинойс о конфиденциальности биометрической информации имеет частное право на иск, который привлек большое внимание адвокатов истцов, поскольку за последние несколько лет были поданы десятки коллективных исков», — сказал Даминг. «BIPA включает предусмотренные законом штрафы в размере 1000 или 5000 долларов США за нарушение, что может привести к значительному потенциальному ущербу, поскольку адвокаты истцов утверждают, что каждое отдельное сканирование пальца человека для включения или выключения часов представляет собой отдельное нарушение закона».

Один из таких исков касается сталелитейной компании из Иллинойса A. Finkl & Sons Co. BiometricUpdate.comкомпания столкнулась с коллективным иском, в котором утверждалось, что сотрудников не просили давать согласие на использование отпечатков ладоней для входа и выхода. Кроме того, сотрудники утверждали, что они так и не получили подробностей о том, как эта информация будет храниться и когда она будет уничтожена.

Гордон сказал, что, поскольку Иллинойс разрешает правоприменение частными лицами (в отличие от государственных учреждений) и позволяет взыскивать предусмотренные законом убытки, в штате были поданы сотни коллективных исков.

Понимание биометрических систем учета рабочего времени

Отслеживание посещаемости и времени сотрудников имеет решающее значение для многих предприятий. Без точных записей работодатели могли бы платить работникам за время, которое они не отработали.

Чтобы обеспечить точность, многие работодатели обратились к цифровым решениям учета рабочего времени, которые используют биометрию для автоматизации процесса учета рабочего времени. Эти системы хранят подробные данные в режиме реального времени о приходе и уходе сотрудников, автоматически передавая эту информацию в службу расчета заработной платы к дню зарплаты.

Как биометрические системы помогают увеличить прибыль?

Биометрические системы учета рабочего времени сокращают случаи кражи времени сотрудников. Поскольку работникам приходится каждый день вести цифровой учет приходов и уходов, путаница и ошибки исключаются. Сотрудникам не будут платить за время, которое они не работают.

По данным поставщика систем учета рабочего времени Intuit QuickBooks, почти половина сотрудников в США признаться в краже времени. Это обходится работодателям более чем в 11 миллиардов долларов ежегодно.

Сегодняшние системы учета рабочего времени позволяют сотрудникам управлять своим временем различными способами, в том числе с помощью компьютеров, мобильных устройств, личных идентификационных номеров (ПИН-кодов), а также карточек с считыванием и пропуском. Однако эти варианты открывают возможность «удара приятеля», когда сотрудник приходит или уходит вместо коллеги. Компания Intuit сообщила, что 16 процентов американских сотрудников признаются, что били приятелей, что обходится американскому бизнесу в 372 миллиона долларов в год.

Лучший способ борьбы с избиением приятелей — использовать биометрические часы. Многие системы учета рабочего времени теперь предлагают ту или иную форму биометрии. Биометрические часы требуют, чтобы сотрудники вводили и выводили данные с помощью сканирования отпечатков пальцев, ладони, лица или радужной оболочки глаз, поэтому ввод данных через собеседника больше невозможен.

Однако то, как работодатели хранят эти сканы и как они уведомляют сотрудников о требованиях к биометрическому сканированию и хранении, открыло несколько юридических проблем.

Сколько стоят биометрические часы-таймеры?

Цены на биометрические часы варьируются от недорогих моделей, которые стоят всего от 100 до 200 долларов, до более дорогих систем высокого класса, которые стоят 800 долларов и более. Помните, что расходы, скорее всего, не будут включать профессиональную установку и поддержку.

Если вы используете одну из лучших систем учета рабочего времени с биометрическими функциями, вы, скорее всего, будете платить определенную цену за пользователя в месяц в дополнение к расходам на поддержку.

Узнайте больше об управлении посещаемостью сотрудников вашего малого бизнеса и заполните нашу базовый шаблон чтобы начать.

Какие типы компаний используют биометрические часы?

Теоретически их может использовать любая компания, имеющая бюджет и нуждающаяся в биометрических часах. По словам одного ведущий производитель В области биометрических часов на основе отпечатков пальцев компании в таких отраслях, как общественное питание, нефть и гостиничный бизнес, составляют большую часть клиентуры биометрических часов.

Как соблюдать законы о биометрии на рабочем месте

По словам Даминга, чтобы обеспечить соблюдение биометрических законов, определите, какие законы применимы к вашему бизнесу и чего требуют эти законы.

«Затем им необходимо провести инвентаризацию данных, которые они собирают, хранят или используют, и решить, составляют ли они «биометрическую информацию» в соответствии с любым применимым законодательством», — сказал Даминг. «В ходе этой инвентаризации также следует изучить, как собирается информация, как она хранится и как долго, как она передается или раскрывается и для каких целей она используется».

А как насчет согласия?

Кевин Келли, партнер группы по труду и занятости Locke Lord, сказал, что получение согласия — это серьезная проблема, о которой должны знать работодатели, особенно в Иллинойсе.

«Компании, использующие биометрические часы, должны быть уверены, что у них есть комплексная программа соответствия, отвечающая всем требованиям применимого законодательства», — сказал он. «Например, в Иллинойсе такая программа соответствия потребует, среди прочего, чтобы работодатель получил письменное согласие каждого сотрудника перед использованием биометрической информации сотрудника».

Политика биометрической информации

Работодатели должны разработать всеобъемлющую политику, описывающую, как собирается информация, для чего она используется, как она хранится, как долго и когда она уничтожается, сказал Даминг.

«Компании, использующие биометрические системы учета времени, также должны гарантировать, что их страховые полисы обеспечивают покрытие претензий, которые могут быть предъявлены в соответствии с законами о биометрической конфиденциальности», — сказала она. «Компании также должны убедиться, что любые третьи стороны, с которыми они взаимодействуют и передают данные, например, компании по расчету заработной платы, соблюдают применимое законодательство».

Предприятиям, которые работают в нескольких штатах или сотрудники которых представлены профсоюзом, следует учитывать несколько других факторов. Даминг сказал, что те, у кого есть офисы в более чем одном штате, должны разработать политику, которая гармонизирует требования в разных юрисдикциях, в то время как те, у кого есть сотрудники профсоюза, должны рассмотреть, может ли предлагаемая политика или измененная процедура, связанная с таймерами, вызвать обязательства по переговорам или вызвать необходимость другого общения с профсоюзом. представитель.

Возможности сотрудников по обеспечению конфиденциальности биометрических данных

Единственный вариант, который есть у сотрудников, когда дело доходит до биометрии, — это отказаться предоставить отпечатки пальцев или сканирование лица. Однако это вполне может привести к тому, что сотрудник потеряет работу.

«Согласно закону штата Иллинойс, применимому к биометрическим часам, сотрудники должны дать письменное согласие, прежде чем работодатель сможет использовать биометрическую информацию сотрудника, и, следовательно, сотрудник может отказаться предоставить такое согласие», — сказал Келли. «Однако работодатели потенциально могут сделать такое согласие условием приема на работу, а это означает, что работник не сможет продолжить работу, если такое согласие не будет предоставлено».

Гордон сказал, что даже в ситуациях, когда согласие не требуется, сотрудников могут уволить за отказ предоставить биометрическое сканирование.

Когда можно отказаться от биометрического сканирования?

«В юрисдикциях, где от работодателей не требуется получать согласие сотрудников, работодатели также могут обуславливать прием или продолжение трудоустройства использованием отпечатков пальцев или сканирования лица при наличии возражений по религиозным мотивам», – сказал Гордон.

Даминг сказал, что в случаях, когда сотрудник отказывается по религиозным мотивам или имеет физическое состояние, которое не позволяет ему пройти сканирование, работодателям, вероятно, придется предоставить альтернативный метод для регистрации и ухода.

Будущее биометрических законов

Хотя биометрические законы в настоящее время применяются к работодателям только в некоторых штатах, Гордон считает, что законы о конфиденциальности будут продолжать распространяться по всей стране. Он сказал, что в нескольких штатах находятся на рассмотрении законы, созданные по образцу законов Иллинойса и Техаса.

«Сан-Франциско (в 2019 году) ввел запрет на использование правоохранительными органами системы распознавания лиц», — сказал Гордон. «Хотя это постановление не распространяется на частных работодателей, правительства других городов или штатов могут ввести расширенные запреты в будущем».

Даминг согласен, что в будущем законы о биометрической конфиденциальности станут более распространенными.

«Я думаю, что все – потребители, сотрудники и так далее – становятся все более осведомленными и обеспокоенными правами на неприкосновенность частной жизни», – сказал Даминг. «Мы можем видеть это на примере принятия Калифорнийским Законом о конфиденциальности потребителей. И это, вероятно, заставит сотрудников и потребителей более критично относиться к тому, куда направляются их биометрические данные и как они используются».

Макс Фридман участвовал в написании этой статьи.