Иерархическая структура работ в Excel

Иерархическая структура работы Excel

Иерархическая структура работ (WBS) в Excel используется для визуального представления порядка выполнения различных задач и мероприятий проекта, расписания ресурсов во время планирования проекта. Это позволяет нам разделить или разделить проект на более управляемые части, классифицируя задачи проекта по иерархии событий, которые затем разбиваются на серию задач, выполнение которых не зависит от других задач. Кроме того, он используется для распределения соответствующего оборудования, затрат, материалов, рабочей силы и продолжительности времени для выполнения каждой задачи.

Как создать иерархическую структуру работы в Excel?

Вы можете скачать этот шаблон Excel с иерархической структурой работ здесь — Шаблон иерархической структуры работ в Excel

Пример # 1

В Excel доступны шаблоны для шаблонов декомпозиции работ. С помощью этих шаблонов мы можем создать два вида структурной декомпозиции работ:

Древовидная структура

Эта структура выглядит следующим образом:

Пример 1.0
Табличный вид

Это выглядит так:

Иерархическая структура работ в Excel, пример 2

Шаг 1: Сбор материалов

Перед созданием WBS требуется несколько входных данных. Входы WBS состоят из:

  • Заявление о содержании проекта: это подробное описание задач и результатов проекта.
  • Заявление о требованиях: это подробное описание результата, который будет доставлен
  • Активы организационного процесса: сюда входят политики, руководства, шаблоны, процедуры, планы организации.
  • План управления содержанием проекта: это документ, который помогает понять, как можно вносить изменения в содержание проекта.

Шаг 2: Сборная команда и заинтересованные стороны

Этот шаг включает определение того, кто может помочь в создании WBS. Это требует сотрудничества с членами команды. Например, члены команды могут помочь записать все задачи для завершения проекта.

Шаг 3: Определение представления и подхода WBS

Представление может быть в виде таблицы или древовидной структуры, как описано выше. Например, для конкретного проекта два представления WBS выглядят следующим образом:

Пример 1.3.0

Иерархическая структура работ в Excel, пример 1.4.0

Шаг 4: Определение основных результатов и уровней

Это включает разбиение основных результатов на дополнительные компоненты и уровни. В WBS есть три уровня. Первый — это полный проект, второй включает в себя все результаты, необходимые для завершения проекта, а третий включает разделение или разбивку результатов на более мелкие части, такие как рабочие пакеты. У рабочих пакетов есть связанное с ними правило, то есть они не должны выполняться менее чем за 8 или более чем за 80 часов. Это правило 8/80 применяется только к рабочим пакетам, поскольку это элементы, которые назначаются члену команды вместе с назначенным крайним сроком.

Шаг 5: 100% правило

Это правило гласит, что каждый уровень разбивки в WBS должен иметь все элементы результатов, которые представляют 100% его родительских результатов. Это правило необходимо для того, чтобы не было дубликатов. Для этого необходимо убедиться, что сумма всех результатов WBS составляет 100% от всего проекта. 100% следует применять ко всем подуровням для достижения оптимальных результатов.

Шаг 6: Схема нумерации

После определения компонентов WBS каждому компоненту должен быть присвоен номер, который можно назвать идентификатором WBS. Он представляет собой место в структуре WBS, в котором размещается каждый уровень WBS. На первом уровне первый номер или идентификатор должен быть равен 1, а следующие компоненты нумеруются после этого последовательно. Например, 1.1 будет назначено для первого элемента подуровня, 1.1.1 — для последующих элементов подуровня. 1.2 будет назначено для другого подэлемента первого уровня.

Шаг 7: Словарь WBS

Это документ, в котором описаны все элементы WBS.

Итак, после всех этих шагов шаблон WBS должен выглядеть следующим образом:

Пример 1.5.0

Описания задач могут быть сдвинуты вручную с помощью кнопок «Отступ» на вкладке «Главная» или с использованием условного форматирования. Кроме того, другой подход может заключаться в создании списка, в котором схема нумерации также является частью описания задачи, чтобы не требовать дополнительных отступов.

Пример # 2

После декомпозиции проекта мы настроили Excel для доступа или получения данных. Теперь давайте посмотрим, как мы можем создать один такой шаблон в Excel:

Шаг 1: Создайте следующие столбцы сверху:

  • ID задачи
  • Описание задания
  • Предшественник
  • Владелец
  • Роль
  • % Завершения
  • Дата начала
  • Дата окончания
  • Доставить

Шаг 2: После создания этих столбцов необходимо отформатировать ячейки. Сначала форматируем идентификатор задачи ячейки. Чтобы отформатировать его, мы сначала выделяем столбец, предназначенный для номеров идентификаторов задач, щелкнув букву в верхней части столбца. Щелкните правой кнопкой мыши выбранный столбец, а затем выберите «Форматировать ячейки» -> «Число» и установите десятичные разряды на 1. Затем мы форматируем столбец: Предшественник, который будет отслеживать зависимости задач. Он должен быть настроен так же, как «ID задачи». «Дата начала» и «Дата окончания» должны быть настроены для принятия введенных дат.

Шаг 3: Введите данные.

Иерархическая структура работ в Excel, пример 2.1

Шаг 4: Затем мы можем использовать условное форматирование для различных задач, например, скажем, мы хотим выделить задачи, которые связаны с конкретным конечным результатом или назначены конкретному участнику, или задачи, которые должны быть выполнены в течение определенного временного диапазона.

Шаг 5: Мы также можем видеть функцию «панель данных» для графического представления столбца типа «% завершения». Эта функция доступна в раскрывающемся списке «Условное форматирование».

То, что нужно запомнить

  • Чтобы создать эффективный WBS, следует использовать существительные, а не глаголы, чтобы сосредоточить внимание на результатах.
  • Иерархия или древовидная структура должны использоваться для иллюстрации взаимосвязи результатов для объема проекта.
  • При детализации уровней WBS следует соблюдать правило 100%.
  • WBS следует строить совместно со всеми участниками.
  • Верхний уровень WBS представляет собой финальный проект.
  • Продолжительность каждой задачи не должна превышать 10 дней.
  • Каждая задача должна быть уникальной и не должно быть дубликатов.
  • Это может помочь в детальной оценке стоимости.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ >>

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.