Группировать данные в Excel

Группировать данные в Excel

Чем больше у вас данных, тем больше путаницы они внесут в итоговый сводный лист. Например, если вы показываете ежемесячные отчеты о продажах из разных категорий и если категорий слишком много, то мы не можем увидеть полную сводку в одном окне. Когда сводка превышает более одного оконного фрейма, нам нужно прокрутить вниз или пролистать, чтобы увидеть числа за другой месяц, поэтому в таких случаях рекомендуется сгруппировать данные. В этой статье мы покажем вам способы группировки данных в Excel.

Слишком много позиций подкатегорий может быть сложно увидеть и очень сложно прочитать; это увеличивает вероятность неправильного чтения. Хорошая вещь — это гибкость Excel, и мы можем организовать данные для группы, чтобы создать точную сводку, добавив знаки ПЛЮС или МИНУС.

Групповые данные image.png

Данные группы расширены

Как сгруппировать данные в Excel?

Вы можете скачать этот шаблон Excel для групповых данных здесь — Шаблон для групповых данных в Excel

Пример # 1

Ниже приводится сводка ежемесячных продаж по различным категориям бизнеса.

Пример групповых данных 1

Как вы можете видеть выше, мы могли видеть сводку только за два месяца в режиме просмотра одной страницы. Чтобы увидеть сводку за другие месяцы, нам нужно прокрутить вправо листа, чтобы увидеть другие оставшиеся месяцы, чтобы увидеть сводку, но, сгруппировав данные, мы можем увидеть в виде одной страницы, как показано ниже.

Пример групповых данных 1-8

Хорошо, позвольте мне показать вам, как сгруппировать разделение подкатегорий за первый месяц.

  • Шаг 1: Выбираем столбцы, которые нам нужно сгруппировать; В этом примере нам нужно сгруппировать столбцы с разбивкой по подкатегориям и увидеть единственную ежемесячную сумму, поэтому нам нужно выбрать только столбцы подкатегорий.

Пример групповых данных 1-1

  • Шаг 2: После выбора столбцов в группу перейдите на вкладку «Данные»; под категорией структуры вкладки «Данные» у нас есть опция «Группа».

Пример данных группы 1-2

  • Шаг 3: Щелкните раскрывающийся список в Excel «Группа» и снова выберите «Группа».

Пример данных группы 1-3

Как только вы выберете опцию «Группировать», мы увидим, что выбранные столбцы сгруппированы вместе.

Пример групповых данных 1-4

Щелкните значок «Минус», чтобы увидеть итоговую сумму за месяц только «Янв».

Пример групповых данных 1-5

  • Шаг 4: Аналогичным образом выберите столбцы «Фев» за второй месяц и сгруппируйте данные.

Пример групповых данных 1-6

  • Шаг 5: Один совет: вам не нужно каждый раз нажимать на «Группировать» на вкладке «ДАННЫЕ»; скорее, как только группировка первого месяца закончится, выберите столбец второго месяца и нажмите клавишу F4, чтобы повторить предыдущую задачу еще раз.

нажмите клавишу F4 Пример 1-7

Подобно этому повторяем шаги для каждого месяца, чтобы сгруппировать данные.

Группировка по месяцам Пример 1-8

Итак, всякий раз, когда мы хотим увидеть разделение подкатегорий конкретного месяца, нам просто нужно щелкнуть значок значка PLUS, чтобы развернуть представление сгруппированных столбцов.

Например, если я хочу увидеть значения разделения подкатегорий месяца «март», то нам нужно щелкнуть значок значка «ПЛЮС».

Значок плюса Пример 1-9

Чтобы сгруппировать столбцы, щелкните знак минус.

символ минус Пример 1-10

Пример # 2 — горячая клавиша для группировки данных

Ярлык — это способ повысить продуктивность в Excel, поэтому группируйте данные, чтобы получить ярлык.

Сочетание клавиш для группы выбранных данных: ALT + SHIFT + стрелка вправо.

Сочетание клавиш для групповых данных

  • Шаг 1: Сначала выберите столбцы для группировки.

выбрать столбцы Пример 1-11

  • Шаг 2: Теперь нажмите горячую клавишу ALT + SHIFT + стрелка вправо.

горячая клавиша Пример 1-13

Пример # 3 — Быстрый просмотр свернутых (развернутых) и сгруппированных данных

Как мы делали выше, мы можем сгруппировать данные для просмотра сводной информации на одной странице или сводной информации о фрейме одного окна в Excel. Когда мы группируем данные в верхнем левом углу листа, мы видим кнопки уровней.

просмотр сгруппированных данных Пример 1-13

Если вы нажмете кнопку первого уровня, то есть «1», мы увидим «Сгруппированные» данные; когда мы нажимаем на кнопку уровня «2», мы видим расширенные данные.

Пример групповых данных 1-14

То, что нужно запомнить

  • Группировка — это способ отображения только основных данных.
  • При группировании данных Excel нам нужно выбрать все столбцы данных, которые нам нужно сгруппировать, и исключить столбец, который нужно увидеть.
  • Сочетание клавиш для группировки выбранных столбцов данных: ALT + SHIFT + стрелка вправо.

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ >>

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.