Бухгалтерская информационная система (АИС)
Что такое бухгалтерская информационная система?
Информационная система бухгалтерского учета относится к компьютерному методу, используемому компаниями для сбора, хранения и обработки бухгалтерских и финансовых данных, которые используются внутренними пользователями компании для предоставления отчетов о различной информации заинтересованным сторонам. компания, такая как кредиторы, инвесторы, налоговые органы и т. д.
Проще говоря, это система для сбора и хранения всей информации, связанной с финансовыми транзакциями и событиями, таким образом, чтобы их можно было извлечь для принятия решений внутренним менеджментом, счетами, финансовыми директорами, аудиторами и т. Д. AIS может быть очень простой регистр для различных бухгалтерских, калькуляционных, финансовых отчетов, таких как отчет о прибылях и убытках, баланс и т. д.
Компоненты бухгалтерской информационной системы (АИС)
# 1 — человек (заинтересованные стороны)
Начало и конец всех бухгалтерских аспектов. Есть заинтересованное лицо, которое вводит информацию в систему, собирает, анализирует, составляет отчеты и т. Д., И есть другое лицо (заинтересованное лицо), которому нужна информация. Например, бухгалтер записывает различные финансовые данные и представляет их для использования несколькими заинтересованными сторонами, такими как владелец, акционеры, кредиторы, правительство и т. Д.
# 2 — Данные
Итак, что делает AIS записи, отчеты? Все дело в различных бухгалтерских операциях, событиях и других денежных единицах. AIS не будет записывать информацию, не имеющую денежной базы. Данные могут быть чем угодно, например, книгой продаж, счетом клиента, бухгалтерской книгой поставщиков, финансовыми отчетами, такими как P&L и баланс, отчет о движении денежных средств и т. Д.
# 3 — Установленные процедуры
Для выполнения различных функций, как указано в определении, AIS следует заранее определенным шагам и процедурам. Для обеспечения согласованности это одна из самых основных потребностей AIS. AIS может выполнять действие либо вручную, либо автоматически. Это действие должно быть проинструктировано лицу, обрабатывающему данные, или закодировано в системе в случае автоматических систем.
# 4 — Программное обеспечение (ERP)
Программное обеспечение или, в более широком смысле, ERP — это компьютерная программа, которая выполняет указанные функции. ERP можно описать как систему пакетов программного обеспечения базы данных, которая поддерживает бизнес-процессы и операции, включая производство, маркетинг, финансовые, человеческие ресурсы и т. Д. Она формирует один из основных компонентов информационной системы бухгалтерского учета (AIS).
# 5 — Инфраструктура информационной системы
Проще говоря, ИТ-инфраструктуру можно назвать консорциумом различного оборудования, инструментов и аксессуаров ИТ и ИБ. Например, компьютеры, принтеры, сканеры и т. Д.
# 6 — Внутренний контроль
Внутренний контроль — основная потребность каждой бизнес-организации. Это инструменты, проверки, процедуры, системы, принятые организацией для обеспечения целостности финансовой информации, предотвращения мошенничества, ошибок, защиты активов и т. Д.
Практический пример на основе примеров АИС
- Случай — Компания Martin Inc., владелец известной сети супермаркетов в Лондоне, использовала обычный метод записи транзакций на бумаге, теперь с целью расширения бизнеса хочет знать подробности о клиентах, поставщиках, прибыли, полученной в прошлом, предполагаемой прибыли в будущем. рентабельность, подробные данные об оборотном капитале, задействованном в его бизнесе, но не в состоянии предсказать то же самое из-за ручной бухгалтерской практики.
- Проблема — Владелец не в состоянии понять его местонахождение, т.е. все вышеперечисленные требования.
- Решение — Если бы использовалась AIS, компания Martin Inc. легко могла бы извлечь подробную информацию о клиентах, поставщиках, прибыли, полученной в прошлом, оборотном капитале, задействованном в бизнесе, и т. Д. Не только прошлые данные, но и AIS также могут прогнозировать будущие тенденции прибыль, денежные потоки и другие позиции.
Преимущества бухгалтерской информационной системы
- # 1 — Экономическая эффективность — В эпоху цифровизации и искусственного интеллекта каждая организация движется к сокращению затрат с помощью искусственного интеллекта. AIS помогла сократить объем ручного труда и позволяет выполнять ту же операцию с меньшими затратами.
- # 2 — Эффективность времени — AIS помогла коммерческим организациям сократить время, затрачиваемое на регистрацию, классификацию и представление любой финансовой информации. Большая часть ручной работы может быть выполнена с помощью AIS с гораздо меньшими усилиями и затратами времени.
- # 3 — Легкий доступ (портативность) — Данные, хранящиеся в AIS, могут быть получены через информационную систему, подключенную к Интернету, в любом месте и в любое время. Там, где вручную подготовленные бухгалтерские книги не могут быть легко перенесены, можно использовать данные AIS.
- # 4 — Точность — С привлечением АИС надежность данных повышается. Как мы обсуждали ранее в этой статье, AIS следует заранее определенному набору инструкций. Следовательно, вероятность получения информации, подверженной ошибкам, меньше, и поэтому AIS имеет дополнительное преимущество в виде точных данных.
Недостатки
- # 1 — Первоначальная стоимость установки и обучения — Хотя мы обсуждали, что AIS является рентабельной, это может быть неверно в случае малых предприятий. Стоимость начальной настройки может быть высокой и не принести ценности для организации.
- # 2 — Ручное вмешательство — Хотя мы обсуждали, что AIS сокращает ручное вмешательство, этого нельзя устранить. AIS требует ручного вмешательства в определенный момент времени, что может снизить эффективность системы.
- # 3 — Ошибка не может быть полностью устранена — Мы обсуждали, что AIS снижает вероятность ошибки, но есть вероятность неправильного кодирования в программном обеспечении, что может привести к результатам, подверженным ошибкам. Кроме того, здесь все еще присутствует ручное вмешательство, которое также может вызвать ошибку.
- # 4 — Конфиденциальность — Хотя мы обсуждали переносимость данных AIS, то же самое может иметь катастрофические последствия для организации, если такая информация будет взломана, то есть украдена. Злоумышленник может изменить информацию или раскрыть конфиденциальную финансовую информацию.
- # 5 — Вирусная атака — Любые данные, хранящиеся в ИС, могут быть заражены вирусом, что может привести к нарушению или изменению финансовой информации, хранящейся в ИС.
Ограничения
- Стоимость: Мы уже обсуждали стоимость АИС как недостаток.
- Тренировка: Необходимо научить пользователей кормить, извлекать или использовать АИС желаемым образом. Если заинтересованное лицо не получит должного обучения, это может привести к неточной подготовке и представлению данных. Также бывают частые переводы, продвижение по службе, увольнения, выход на пенсию в большой организации. Во всех этих случаях существует регулярная потребность в обучении для замены.
- Устаревание: В эпоху цифровизации технологии меняются стремительными темпами. Технологии устареют за считанные минуты. Это порождает потребность в организации принять изменения как можно раньше. В противном случае это может привести к ошибкам в данных.
Изменение в информационной системе бухгалтерского учета (AIS)
В эпоху быстро меняющихся технологий и адаптации технологических достижений в АИС происходят значительные изменения. Последние изменения включают облачные вычисления, облачный учет, учет в реальном времени или мобильный учет.
Это сделало бухгалтерский учет намного проще и удобнее по сравнению со старыми способами учета. Развитие достигло уровня, который не только регистрирует, классифицирует, анализирует и сообщает цифры, но и предсказывает будущие тенденции, которые могут помочь справиться с реальной ситуацией с большой готовностью.
Заключение
Информационную систему бухгалтерского учета (AIS) можно охарактеризовать как благо для любой организации, поскольку мы изучили как преимущества, так и недостатки, ограничения AIS. Однако в целом для организации очень выгодно перейти от ручного учета к учету на основе AIS. Для преодоления различных недостатков, ограничений AIS существует программное обеспечение, которое защищает AIS организации от вирусов, хакерских и других атак.
Искусственный интеллект, расширенная версия информационной системы бухгалтерского учета (AIS), уже начал сокращать ручное вмешательство и вскоре будет расти с головокружительной скоростью.
