Как решить, должна ли удаленная работа быть постоянной

Многие компании, которые были полностью удалены в разгар пандемии COVID-19, вернулись к традиционной личной офисной работе. Однако многие другие страны приняли гибридные схемы, включающие сочетание удаленной и личной работы. Возникает вопрос: следует ли вашему бизнесу продолжать работать виртуально, вернуться к традиционной офисной среде или объединить обе модели? Как и большинство бизнес-решений, ответ зависит от потребностей вашей компании.

Что такое удаленная работа?

Дистанционная работа обычно означает, что сотрудники работают из дома, полагаясь на электронную почту, видеоконференции, приложения для обмена сообщениями и Интернет при выполнении своей работы. Дистанционная работа также может представлять собой сочетание рабочих дней в офисе и дома в гибридной схеме работы.

В соответствии с ВФГ Исследования По данным за апрель и май 2023 года, 25,6 процента штатных сотрудников — примерно каждый четвертый — работают по гибридным схемам. Исследование WFH также обнаружило, что 7,9% сотрудников, работающих полный рабочий день, работают полностью из дома. Это существенное падение по сравнению с июнем 2020 года, когда 42% штатных сотрудников работала из дома в условиях чрезвычайной ситуации в области общественного здравоохранения, вызванной COVID-19.

Стоит ли сделать удаленную работу постоянной?

Некоторые предприятия не уверены, следует ли им продолжать разрешать сотрудникам работать из дома, требовать возвращения к работе в офисе или принимать гибкую и гибридную политику. Принятие такого решения будет зависеть от потребностей, отрасли и уникальных характеристик вашей компании.

Задайте следующие вопросы, чтобы определить, следует ли вам сделать удаленную работу постоянной или перейти на другую модель.

Чего хотят ваши менеджеры?

Управление удаленной командой может оказаться непростой задачей. Однако менеджеры, которые уже принимают и получают удовольствие от работы с удаленными командами, расчистят путь к постоянной политике удаленной работы.

«Вы хотите знать, как (ваши менеджеры) взаимодействуют со своими командами (и взаимодействуют ли они), настраивая их на успешную удаленную работу», — сказала Бри Вейлер Рейнольдс, координатор программы The Nature Conservancy.

Самое главное, вы должны определить, эффективно ли ваши менеджеры справляются с работниками, работающими на дому. Высокая ли продуктивность удаленной работы? Вносят ли работники успешный вклад в прибыль бизнеса? Мешают ли проблемы удаленной работы работе или все идет гладко?

Если руководство поддерживает сохранение или расширение текущей политики удаленной работы, рассмотрите возможность обучения руководителей работе с удаленными командами. Расширение их опыта в области коммуникации и сотрудничества может сделать удаленную работу выгодой для всех.

Чего хочет ваша команда?

Желания и потребности ваших сотрудников являются важнейшими показателями того, следует ли вам продолжать разрешать удаленную работу. Как владелец бизнеса, вы можете предпочесть работу в офисе. Однако, если ваши сотрудники процветают, наслаждаются положительным балансом между работой и личной жизнью и остаются продуктивными, рассмотрите возможность сохранения удаленных сотрудников.

Опросите сотрудников, чтобы узнать, как они себя чувствуют, возвращаясь в офис или работая по гибридному графику. Получите их отзывы о различных вариантах. Удержание отличных членов команды жизненно важно для успеха вашего бизнеса, и обязательное присутствие в офисе, возможно, не стоит потери лучших специалистов. Работайте над решением, которое удовлетворит потребности каждого.

Обладает ли ваш нынешний персонал отличной командной работой, производительностью и эффективностью?

Одно дело, если ваши сотрудники довольны своей нынешней ситуацией с удаленной работой. Совсем другое дело – обеспечить, чтобы ситуация способствовала общему успеху вашего бизнеса. Оцените сотрудничество, командную работу и эффективность ваших офисных (если применимо) и удаленных команд. Если все ваши сотрудники работают удаленно, есть ли у них подходящие инструменты для эффективной и результативной совместной работы?

Если вы заметили улучшение командной работы и эффективности работы удаленных или гибридных сотрудников, подумайте о том, чтобы не нарушать этот процесс переходом на личную работу.

Кроме того, решающее значение имеют производительность и своевременность. Обучать и контролировать ваших сотрудников по этим направлениям обычно легче лично. Однако, если ваша команда соблюдает свои показатели качества и сроки, находясь удаленно, в дополнительном контроле или личном времени нет необходимости.

Экономит ли удаленная рабочая сила деньги вашей компании?

Предприятия работают, чтобы зарабатывать деньги, поэтому крайне важно сокращать бизнес-расходы без потери производительности. В идеале удаленные работники экономят деньги вашей компании на накладных и офисных расходах.

«Если вы исключите офис из своих расходов, насколько сильно это повлияет?» — сказал Рейнольдс. «Для некоторых компаний это может быть огромным. Если это так, то куда идут средства?»

Когда вы оцениваете, является ли удаленная рабочая сила экономически эффективной, учтите расходы, связанные с удаленной работой. Например, вам может потребоваться внедрить программное обеспечение для управления проектами или программное обеспечение для видеоконференций.

Каковы потребности моего бизнеса в найме?

Крайне важно учитывать ваши потребности в найме, когда вы оцениваете лучшую рабочую модель для вашей компании. Конкретные ситуации могут диктовать ваши варианты. Например, подумайте о следующем:

• Будущие вакансии в вашей компании, требующие глубокого знания вашего региона, могут лучше всего подходить для личных или гибридных должностей.
• Предстоящие проекты, связанные с ручным трудом на определенном объекте, могут потребовать от вас полного возвращения к личной работе.
• Работа, требующая только компьютера и подключения к Интернету, может быть идеальной для удаленных должностей.

Каковы плюсы и минусы удаленной работы?

Удаленная работа является отличным решением для многих специалистов и предприятий. Однако у него есть некоторые недостатки. Взвесьте следующие плюсы и минусы удаленной работы, когда вы решаете, стоит ли менять рабочую модель вашей деятельности.

Плюсы удаленной работы

• Удаленная работа может сэкономить деньги. По словам Мо Вела, члена совета директоров компании TransparentBusiness, владельцы крупного бизнеса ежегодно экономят около 11 000 долларов на сотрудника при переходе на удаленную рабочую силу. Хотя эта экономия, вероятно, будет меньше для малого бизнеса, все еще существует огромный потенциал для экономии на аренде офисных помещений, оборудовании, мебели, коммунальных услугах и расходных материалах.
• Удаленная работа может повысить производительность. Многочисленные исследования показывают, что работа на дому может повысить производительность. Моральный дух может быть важной причиной повышения производительности. Низкий моральный дух сотрудников может снизить производительность, тем самым снижая производительность и увеличивая количество прогулов. Хотя счастье сотрудников зависит от множества факторов, многие преимущества удаленной работы, в том числе сокращение или исключение времени в пути, могут повысить удовлетворенность, моральный дух и, в конечном итоге, производительность.
• Удаленная работа дает вам доступ к более широкому кадровому резерву. Привлечение и удержание лучших специалистов является сложной задачей для любого бизнеса. Однако, когда вы открываете поиск талантов за пределами определенного географического региона, ваш пул резко увеличивается. Вы можете нанимать людей, которые живут где угодно, и иметь доступ к талантливым людям с ограниченными возможностями, которые не могут добраться до физического офиса, родителям-одиночкам, совмещающим семью и работу, а также тем, у кого проблемы с транспортом.
• Удаленная работа может способствовать сотрудничеству. Когда-то удаленная работа имела репутацию инструмента, изолирующего членов команды и препятствующего общению и сотрудничеству. Однако такие инструменты, как Zoom и Slack, в значительной степени устранили эти проблемы. Приложения для удаленного делового сотрудничества действительно могут способствовать мозговому штурму и укреплению доверия между членами команды. Например, в Опрос удаленных работников 2020 г. по данным национальной кадровой компании Robert Half, 20 процентов респондентов заявили, что они построили более прочные отношения с коллегами, работая из дома. По сравнению с людьми без детей, родители, работающие дома, в три раза чаще развивают более глубокие отношения с коллегами.

В соответствии с Сова ЛабораторииВ отчете «Состояние гибридной работы на 2023 год» 66 процентов работодателей требуют работать в офисе, но только 22 процента сотрудников предпочитают ее. Когда сотрудники работают в предпочтительной среде, сотрудничество на рабочем месте становится проще.

Минусы удаленной работы

• Границы между работой и семейной жизнью размыты. Хотя улучшение баланса между работой и личной жизнью рекламируется как преимущество удаленной работы, это может быть не так для всех. Для некоторых людей работа на дому может стирать грань между домом и работой, что приводит к менталитету «всегда на связи» и усилению стресса.
• Дистанционная работа может нанести вред культуре на рабочем месте. Хотя технические инструменты могут способствовать сотрудничеству удаленных сотрудников, некоторые компании могут страдать от отсутствия личного взаимодействия, что препятствует сотрудничеству и общему ощущению командной работы. Опять же, корпоративная культура каждого бизнеса различна. Некоторые специалисты и компании процветают в высокосоциальной офисной среде; другие прекрасно справляются с удаленными командами.
• Дистанционная работа может стать причиной отвлекающих факторов, снижающих производительность. Успешная дистанционная работа требует дисциплины и структуры. Для некоторых отвлекающие факторы, связанные с домашней жизнью, могут снизить продуктивность. Работа на дому является сложной задачей для профессионалов, которые не могут избавиться от шума повседневной жизни.
• Некоторым владельцам бизнеса не подходит удаленная рабочая сила. Не всех владельцев бизнеса устраивает автономия и доверие, необходимые удаленным работникам. Отказаться от контроля может быть непросто. Некоторым владельцам бизнеса нравится идея зайти в офис сотрудника, чтобы проверить его успехи, или прогуляться по офису, чтобы убедиться, что работа выполняется. Хотя они могли бы установить программное обеспечение для мониторинга сотрудников, это решение может иметь неприятные последствия и подорвать моральный дух.

Лучшие практики удаленной работы

Любая компания, которая решает сделать удаленную работу постоянной, нуждается в официальной политике удаленной работы. При разработке политики удаленной работы рассмотрите следующие передовые методы удаленной работы, которые могут обеспечить успех вашей организации:

1. Инвестируйте в инструменты удаленной совместной работы.

Любой бизнес с удаленной рабочей силой нуждается в надежных инструментах для совместной работы, включая лучший сервис видеоконференций. Существует множество сервисов и программного обеспечения для видеоконференций, включая вездесущий Zoom. Прочтите наш обзор GoTo Connect, чтобы узнать об одном отличном варианте с безопасным обменом файлами, интеллектуальными инструментами и интеграцией календаря.

Помимо видеоконференций, многочисленные технические инструменты, включая бесплатные инструменты удаленной работы, могут улучшить совместную работу и общение, включая Dropbox, Google Workspace и Dialpad.

2. Установите распорядок дня.

Попросите сотрудников выделить у себя дома тихое рабочее место. Назначайте время встреч заранее и согласовывайте обычные рабочие часы, чтобы лучше управлять продуктивностью каждого. Чаще общайтесь, чтобы поддерживать вовлеченность удаленных сотрудников, общайтесь с ними и следите за тем, чтобы все выполняли задачу.

3. Сохраняйте гибкость при выборе плана удаленной работы.

Работа на дому представляет трудности для всех. Сотрудники должны найти правильный ритм, а работодатели должны принять гибкое мышление. Будьте готовы решать любые проблемы, которые могут возникнуть, включая технические трудности и семейные чрезвычайные ситуации. Поговорите с сотрудниками об ожиданиях и разработайте комплексный план коммуникаций.

4. Скорректируйте политику вашей компании.

Обновите различные политики вашей компании и справочник сотрудников, если вы планируете сделать удаленную работу постоянной частью своей деятельности. Сотрудники должны знать, чего от них ждут. Проведите обучающие занятия для рассмотрения политик и процедур удаленной работы и убедитесь, что каждый сотрудник понимает ваши ожидания.

Убедитесь, что ваша политика удаленной работы включает в себя рекомендации и инструменты по кибербезопасности удаленной работы. Убедитесь, что ваша сеть надежна и безопасна, и обучите свою удаленную команду лучшим практикам, таким как внедрение многофакторной аутентификации и предотвращение фишинговых писем.

Удаленная работа не является универсальной

Некоторые команды лучше работают, не выходя из дома, тогда как другие добиваются результатов только при совместном использовании физического пространства. Когда вы решаете, уйти (или остаться) на удаленку, обратите внимание на тенденции производительности вашей команды и желания на рабочем месте, а также на свои собственные потребности. Ответ на вопрос, следует ли вашему бизнесу разрешать постоянную удаленную работу, лежит где-то между удовлетворением вашей команды и продвижением вашей миссии. Возможно, вы сможете реализовать свое видение прямо из дома, и ваши сотрудники будут делать то же самое.

Макс Фридман участвовал в написании этой статьи. Интервью с источниками были проведены для предыдущей версии этой статьи.